วันจันทร์ที่ 14 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2554

การควบคุมการจัดการภายในและข้อควรระวัง

เจ้าของธุรกิจ SME หลายๆราย มักไม่มีเวลาดูแลเรื่องตัวเลขทางบัญชี หรือ คิดว่าเป็นเรื่องยุ่งยากซับซ้อน จึงมักโยนภาระนี้ไปให้กับพนักงานการเงิน หรือ พนักงานบัญชีเป็นผู้ทำให้ ส่วนตัวเจ้าของกิจการสนใจแต่เพียงว่าในเดือนที่ผ่านมา มีกำไรหรือไม่ เท่าไหร่ หากมีกำไร ไม่ขาดทุนก็พอใจโดยมักไม่ได้สนใจกระบวนการควบคุมภายใน ซึ่งต่างจากบริษัทใหญ่ที่มีระบบการตรวจสอบภายในอันเข้มงวดกว่า นี่เป็นเหตุให้เกิดช่องว่างซึ่งเปิดช่องให้ลูกน้องบางคนมีโอกาสทุจริต ยักยอกรายได้ของกิจการที่ควรจะเป็นของเจ้าของธุรกิจไปเป็นของตนเอง


เจ้าของกิจการมักเข้าใจว่า เมื่อไม่เคยมีข่าวว่าเงินรายได้ประจำวันหายไป ก็แปลว่าทุกอย่างถูกต้องไม่มีอะไรต้องเป็นห่วง แล้วก็ไม่สนใจสร้างกระบวนการตรวจสอบภายในขึ้นมา อันเป็นการคิดด้านเดียว เพราะวิธีการทุจริตนั้นมีสารพัดวิธีที่ทำให้ตัวเลขในบิลตรงกับจำนวนเงินที่มี แต่เงินได้ถูกยักยอกไปแล้ว ซึ่งผู้เขียนจะขอกล่าวไว้ให้เรียนรู้กันไว้ อีกทั้งแนะแนวทางป้องกัน เพื่อความไม่ประมาทของเจ้าของกิจการ ดังนี้


1. การรับเงินแต่ไม่ออกใบเสร็จ


เป็นวิธีการที่ง่ายที่สุดและทำกันแพร่หลายวิธีหนึ่ง คือ เมื่อเจ้าของกิจการไม่ได้อยู่ควบคุมการเก็บเงินด้วยตนเอง มอบหมายให้คนที่ไว้ใจเป็นผู้เก็บเงินให้ พนักงานที่ขายสินค้า สามารถที่จะมีโอกาสที่ลูกค้ามาซื้อสินค้าเล็กๆน้อยๆไม่กี่ชิ้น เป็นเงินไม่กี่บาท และ ไม่ได้เรียกหาใบเสร็จ ก็เป็นโอกาสที่พนักงานเก็บเงินจากลูกค้าเข้ากระเป๋าตนเอง และไม่มีการบันทึกในใบเสร็จ หรือบันทึกการขาย ทำให้เสมือนว่าไม่มีการซื้อขายเกิดขึ้น ครั้นพอมีการเช็คยอดสต็อกรายไตรมาส ซึ่งเป็นเงื่อนไขทางบัญชี ก็อาจพบว่ามีสินค้าสูญหายไปเล็กน้อยไม่กี่ชิ้น และสรุปไปว่า “เป็นความคลาดเคลื่อนจากการควบคุมสต็อก” และแทงเป็น variance ส่วนต่างจากการนับจำนวนไป ซึ่งปกติแล้วหากผิดพลาดไม่มากเช่น ไม่ถึง 5% ก็มักไม่ใส่ใจ และ คิดว่าคงเป็นการนับผิดตกหล่นเล็กๆน้อยๆ

แต่ผมอยากยกตัวอย่างว่า หากมูลค่าสินค้าขายมีประมาณ 1 ล้านบาท ของไม่ตรงจำนวน 5% คิดเป็นมูลค่า 50,000 บาท เข้าไปแล้ว หากเงินจำนวนดังกล่าวไปอยู่ในกระเป๋าของพนักงาน 1-2 คนที่ทำการทุจริต ก็เสมือนว่ากิจการได้สูญเสียเงินไปปีละ 50,000 บาท ทีเดียว หากเจ้าของกิจการไม่ได้สนใจตรวจสอบติดต่อกันสัก 5 ปี ก็ปาเข้าไป 250,000 บาท เข้าไปแล้ว ไม่น้อยนะครับเงินจำนวนนี้ ยิ่งหากสินค้าคงคลังมีมากกว่านี้ความสูญเสียก็จะมากกว่านี้เป็นเงาตามตัว

ยิ่งหากเจ้าของกิจการมอบหมายให้พนักงานการเงินคนเดิมเป็นผู้ควบคุมการนับสต็อกเองก็ยิ่งแล้วใหญ่ เพราะตนเองขายไม่ออกใบเสร็จเอง แล้วยังควบคุมการนับสต็อกเอง ตบแต่งตัวเลขเสร็จสรรพ ทำให้ตัวเลขสต็อกอยู่ครบก็ยังทำได้ เพราะไม่มีใครมานั่งบวกลบดูรายการรับจ่ายสินค้าที่มีเป็นพันๆบรรทัดหรอกครับ ยิ่งข้ามเดือนข้ามปีเอกสารถูกเก็บเข้ากรุไปแล้วไม่มีใครอยากไปรื้อมาตรวจดูหรอก เป็นอันว่าสินค้าอยู่ครบ แต่เงินเข้ากระเป๋าคนอื่นไปแล้ว


ยิ่งหากเป็นสินค้าที่นับจำนวนได้ยาก เช่น ของเหลว หรือ ร้านอาหารที่การขายต้องมีการตักแบ่ง สับให้เป็นส่วนย่อย ก่อนยื่นให้ลูกค้าแล้วเก็บเงิน ยิ่งควบคุมสต็อกได้ยาก บางคนนำเนื้อหมูเป็นก้อนแอบใส่กระเป๋าถือไปกินที่บ้านเป็นประจำ บางคนพอยื่นของให้ลูกค้าเสร็จแล้วก็เก็บเงินใส่เข้ากระเป๋าตัวเองในเสี้ยววินาทีที่ไม่มีใครสังเกตเห็น และเจ้าของมักสนใจแค่ว่าสิ้นวันมีรายได้ในลิ้นชักเป็นเงินเท่าไหร่ การรั่วไหลก็เกิดขึ้นตรงนี้เอง


วิธีการป้องกัน

• หากเป็นกิจการเล็กๆ เจ้าของกิจการควรเป็นผู้ควบคุมการรับเงินด้วยตนเอง โดยกำหนดว่าไม่ให้พนักงานรับเงินและทอนเงินเอง มิฉะนั้นจะถือว่ามีความผิด

• ถ้าเจ้าของกิจการต้องไปข้างนอก หรือ ไม่ได้อยู่ควบคุม ก็ควรให้ญาติที่ไว้ใจได้ในครอบครับ เช่น สามี ภรรยา แม่ ลูก เป็นผู้ควบคุมการรับจ่ายเงินเอง อย่าให้พนักงานทำโดยลำพัง

• หากเป็นกิจการใหญ่พอควรที่เจ้าของกิจการไม่สามารถนั่งเฝ้าลิ้นชักรับจ่ายเงินได้ ต้องไปติดต่องานข้างนอกเป็นประจำ ก็ควรหาระบบการควบคุมให้รอบคอบเช่น การใช้เครื่องบันทึกการรับจ่ายเงินอัตโนมัติ เพราะเครื่องเหล่านี้จะไม่เปิดลิ้นชักให้หยิบเงินทอนหากไม่มีการบันทึกรายการซื้อก่อน ก็จะทำให้มั่นใจได้ว่าการซื้อที่ต้องทอนเงินนั้นต้องถูกบันทึกเข้าเครื่องแน่ๆ ส่วนการซื้อที่ไม่ต้องทอนเงินนั้นยังต้องควบคุมอีกขั้นหนึ่ง

• ใช้ระบบบาร์โค๊ดบนสินค้า เมื่อลูกค้ามาซื้อสินค้า ผู้ขายต้องอ่านบาร์โค๊ดสินค้ารายการนั้นๆลงเครื่องบันทึก ซึ่งจะทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องบันทึกชื่อสินค้าผิดพลาด และรายการทุกรายการถูกบันทึกแม้ลูกค้าจะไม่สนใจรับใบเสร็จก็ตาม อีกทั้งโปรแกรม ควบคุมสินค้าคงคลังก็จะทำการตัดสต็อกสินค้ารายการที่ถูกขายไปแล้ว ทำให้สต๊อกสินค้ามีความถูกต้องอยู่ตลอดเวลา

• การติดกล้องวงจรปิด ณ จุดขาย โดยมีการบันทึกภาพตลอดเวลา เพื่อให้เจ้าของกิจการสามารถนำภาพเหตุการณ์ที่ผ่านไปแล้วมาทำการสุ่มตรวจพฤติกรรมการขายสินค้าและเก็บเงินของพนักงานขายได้ อีกทั้งยังเป็นการบันทึกภาพคนร้ายหากมีการลักขโมยหรือจี้ปล้นได้ แต่ควรเป็นกล้องที่มีความละเอียดของภาพสูงจนสามารถระบุรูปร่างหน้าตาคนได้ชัดเจนนะครับ ไม่ใช่เห็นเป็นเพียงเงาตะคลุ่มๆแต่บอกรายละเอียดไม่ได้ก็ไม่มีประโยชน์

• จัดระบบการจัดเก็บสินค้าในคลังสินค้าให้เป็นระเบียบ ไม่ใช่กองสุมกันไปเรื่อย หากจัดให้มีระเบียบ มีป้ายกำกับเป็นระบบบาร์โค๊ดยิ่งดี เมื่อสินค้าไม่อยู่ในชั้นวางของก็จะรู้ได้ทันทีว่าขายไปแล้ว หรือ สามารถสุ่มตรวจนับจำนวนสินค้าจริงเปรียบเทียบกับที่บันทึกอยู่ในใบบันทึกสต็อกสินค้าได้ทันทีที่เดินเข้าไปดูสินค้าในคลังสินค้า

• แยกสินค้าที่มีมูลค่าสูง เก็บในพื้นที่พิเศษต่างหาก ซึ่งหากเป็นสินค้าในห้องนี้จะถูกเบิกขายได้ต้องผ่านการอนุมัติโดยผู้จัดการ หรือ เจ้าของโดยตรงเป็นต้น และต้องมีการนับสต็อกสินค้ามูลค่าสูงเหล่านี้บ่อยกว่าสินค้าอื่นๆ เช่น หากสินค้าทั่วไปนับสามเดือนหน สินค้ามูลค่าสูงก็ต้องนับทุกเดือน หากสินค้ามูลค่าสูงมากก็ต้องนับทุกสิ้นวัน เป็นการควบคุมไม่ให้สินค้ามูลค่าสูงสูญหาย หรือ หากสูญหายก็รู้ได้ทันที

• สุ่มตรวจสต็อกสินค้าบางรายการทุกวัน โดยไม่จำเป็นต้องตรวจทุกรายการ ทั้งนี้เพื่อเป็นการป้องกันไว้ก่อน และ มีโอกาสสุ่มตรวจเจอความผิดปกติของสินค้าคงคลังได้แต่เนิ่นๆ จะได้ทำการตรวจให้ละเอียดยิ่งขึ้นต่อไป



2. การให้ส่วนลดพิเศษ

บางกิจการเจ้าของอนุญาตให้มีการขายลดราคาให้ลูกค้าได้บ้างตามความเหมาะสมแล้วแต่การต่อรองของลูกค้า โดยอาจกำหนดว่าให้ลดราคาได้ไม่เกิน 10% จากราคาขายปกติ แล้วให้พนักงานขายหน้าร้านทำตามนโยบายนี้

เมื่อมีการซื้อขายมีลูกค้าหลายรายไม่ได้ต่อราคา หรือ ต่อราคาส่วนลดไม่ถึง 10% พนักงานขายก็จัดการขายให้ลูกค้าเก็บเงินและลูกค้าไม่สนใจรับใบเสร็จรับเงิน พนักงานขายก็ลงบันทึกการขายด้วยโดยบันทึกว่าขายลดราคา เช่น จากราคาปกติ 1,000 บาท ลด 10 % เหลือ 900 บาท จึงลงบันทึกการขายว่าขายได้ 900 บาท แล้วอีก 100 บาทที่เหลือก็นำเข้ากระเป๋าตัวเองเรียบร้อย

เจ้าของกิจการก็เห็นว่ามีการลงบิลครบถ้วนไม่ตกหล่นเพียงแต่ลดราคาให้ 10% ก็ไม่มีปัญหา แต่ปัญหาคือ เงินที่เจ้าของควรได้เต็มเน็ดเต็มหน่วยกลับถูกพนักงานเม้มไว้ 10% เรียบร้อยแล้ว หากมียอดขายเดือนละ 1 ล้านบาท มีสัดส่วนลูกค้าที่ไม่ต่อรองราคาประมาณ 50% หรือ 500,000 บาท มีสัดส่วนลูกค้าประมาณ 20% ของรายการขายที่พนักงานลงบันทึกว่าขายลดราคา(ทั้งๆที่ไม่ใช่) ก็เป็นเงินประมาณ 10,000 บาทต่อเดือน หรือ 120,000 บาทต่อปี หากทำงานติดกัน 5 ปี เป็นเงินประมาณ 600,000 บาท เป็นรายได้เสริมให้พนักงานทุจริตนะครับท่าน



วิธีการป้องกัน

• การให้ส่วนลดพิเศษกับลูกค้าไม่ควรให้กันพร่ำเพรื่อ เพราะจะทำให้ควบคุมได้ยาก ปกติร้านค้ามักจะให้กับลูกค้าประจำ ลูกค้าที่สมัครเป็นสมาชิกกับร้านแล้ว หรือ ลูกค้าที่ตัดคูปองจากหนังสือหรือจดหมายมาซื้อ ด้วยระบบบัตรสมาชิก หรือคูปอง หากลูกค้ายื่นบัตรส่วนลด ก็กำหนดให้พนักงานขายบันทึกหรืออ่านแถบแม่เหล็กของผู้ซื้อไว้เป็นหลักฐานว่าลูกค้าที่ได้ให้ส่วนลดไปนั้นเป็นใครชื่ออะไร ซึ่งในระบบคอมพิวเตอร์มีฐานข้อมูลอยู่แล้ว ส่วนคูปองที่นำมาซื้อลดราคาก็มักกำหนดให้พนักงานเก็บคูปองนั้นไว้ พร้อมบันทึกชื่อที่อยู่เบอร์โทรของลูกค้าไว้ในคูปองเพื่อเป็นหลักฐาน อีกทั้งข้อมูลลูกค้าที่นำคูปองมายื่นนี้จะทำให้บริษัทได้ฐานข้อมูลผู้ที่เคยเป็นลูกค้าจะได้ส่งจดหมายข่าว หรือ เสนอสินค้าอื่นๆให้ในอนาคต

• ส่วนในธุรกิจเล็กๆ ที่มีคนดูแลไม่กี่คน การควบคุมไม่ให้พนักงานของตนเองที่ขายราคาเต็ม แต่บันทึกรายการว่าขายลดราคา แล้วเก็บเงินส่วนต่างไว้เอง ก็คือ การกำหนดให้พนักงานต้องบันทึกชื่อนามสกุลและเบอร์โทรศัพท์ ของลูกค้าที่ได้ขายลดราคาไว้เป็นหลักฐาน หากไม่บันทึกแล้วให้ส่วนลดจะถือว่ามีความผิดพนักงานต้องจ่ายเงินชดเชยส่วนลดนั้นเอง เจ้าของกิจการจะได้โทรสุ่มสอบถามในทำนองสอบถามความพึงพอใจของลูกค้าที่มีต่อพนักงานขายแล้วรวดถามว่าได้ซื้อในราคาส่วนลดเท่านั้นเท่านี้ ถูกต้องหรือไม่ หากลูกค้าตอบว่าไม่ใช่ ก็จะรู้ได้ในทันทีว่าพนักงานขายของตนเองโกงเงินเข้าให้แล้ว



3. การจัดซื้อแบบออกบิลเงินสดย่อย


ธุรกิจทุกแห่งมักมีรายการของเล็กๆน้อยๆที่ไม่จำเป็นต้องซื้อจากร้านค้าใหญ่ๆ หรือ ร้านใหญ่ๆไม่มีขาย เพื่อความสะดวกจึงมีวงเงินสดย่อยให้พนักงานจัดซื้อไปทำการซื้อสินค้าเล็กๆน้อยๆเหล่านี้ด้วยตนเอง ในวงเงินไม่มากนักต่อ 1 บิล เช่น ไม่เกิน 500 บาทต่อใบเสร็จเป็นต้น แล้วนำใบเสร็จรับเงินมาเป็นหลักฐานการลงบัญชี ซึ่งใบเสร็จรับเงินเหล่านี้ก็มักจะมาในรูปแบบของ “บิลเงินสด” ที่ไม่มีชื่อที่อยู่ของร้าน หรือเป็นเพียงตรายางปั๊มลงไป แล้วใส่จำนวนเงินลงไป ระบุชื่อบริษัทของลูกค้าที่ซื้อเป็นอันเสร็จสรรพ


เมื่อพนักงานซื้อไปซื้อของด้วยวิธีการนี้มา สมมติว่าราคา 400 บาท ก็รวดบอกทางร้านว่าให้เขียนบิลเกินราคาให้เป็น 500 บาท นะ จะนำไปเบิก ร้านก็ทำให้เสร็จสรรพ พนักงานนำบิลมาประกอบการลงบัญชีว่าซื้อ 500 บาท (ทั้งๆที่จ่ายจริงไปเพียง 400 บาท) อีก 100 บาท ที่เหลือก็เข้ากระเป๋าตนเอง บางคนไม่ต้องให้ร้านเขียนบิลให้แต่เขียนเองซะเลย หากกิจการใดมีการเบิกจ่ายด้วยวิธีนี้ประมาณเดือนละ 10,000 บาท ถูกยักยอกไปประมาณ 20% ก็คิดเป็นเงิน 2,000 บาทต่อเดือน หรือ 24,000 บาทต่อปี ไม่น้อยนะครับ

วิธีการป้องกัน


• กำหนดให้พนักงานผู้ที่สามารถซื้อสินค้าด้วยเงินสดย่อยมีเพียงคนเดียวหรือไม่เกินสองคน ทั้งนี้เพื่อให้การตรวจสอบเป็นไปได้ง่ายขึ้น


• กำหนดว่าผู้ที่ไปซื้อสินค้าย่อยและใช้บิลเงินสดย่อย เช่น ร้านถ่ายเอกสาร ร้านขายของชำเล็กๆ หรือ แม้แต่ร้านแบกะดิน หากไม่มีตรายางชื่อที่อยู่เบอร์โทรของร้านปั๊มไว้ ก็จะต้องเขียนระบุในบิลว่าซื้อมาจากที่ใดให้ชัดเจน


• เจ้าของควรลองสุ่มตรวจสอบโดยไปถามดูราคาร้านที่มีอยู่ในใบเสร็จเงินสดย่อยว่าสินค้าที่ร้านขายเท่าไหร่ เป็นราคาเดียวกับที่พนักงานเขียนมาในบิลเงินสดหรือไม่ การสุ่มตรวจอาจไม่พบความผิดปกติในทันที แต่หากทำอยู่เรื่อยๆสม่ำเสมอ เมื่อมีความผิดปกติก็จะตรวจพบได้ก่อน


4. การจัดซื้อมูลค่าไม่สูง


การจัดซื้อของพนักงานจัดซื้อตามปกติก็อาจเป็นช่องทางให้มีการรั่วไหลของเงินได้เช่นเดียวกัน


ปกติเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารบริษัทมักให้ความสำคัญกับการเปรียบเทียบราคาเฉพาะกับการจัดซื้อที่มีมูลค่าต่อครั้งที่ซื้อสูงโดยจะให้มีการขอใบเสนอราคา 3 จ้าวขึ้นไปมาเปรียบเทียบราคากัน โดยไม่ค่อยได้สนใจการจัดซื้อทั่วไปที่มีมูลค่าไม่สูงนัก จึงเป็นช่องทางให้ฝ่ายจัดซื้อมีโอกาสเลือกซื้อจากร้านที่ตนเองมีส่วนเอี่ยวด้วยได้ โดยการบอกให้ร้านดังกล่าวขายเต็มราคา ออกใบเสร็จเต็มราคา แล้วนำส่วนลดเป็นเงินส่วนต่างจ่ายให้ผู้จัดซื้อต่างหาก ส่วนทางร้านที่ขายสินค้าให้ก็ลงบันทึกบัญชีเงินส่วนนี้ว่าเป็น ค่าคอมมิชชั่นในการขาย ซึ่งปกติเป็นของนักขายของบริษัทผู้จัดจำหน่าย ก็ยกให้เป็นของพนักงานจัดซื้อของบริษัทลูกค้าแทน หากการจัดซื้อมูลค่าไม่สูงดังกล่าวเป็นจำนวนเงินเฉลี่ย 1,000 บาทต่อครั้ง เป็นเงินค่าคอมมิชชั่นให้ผู้จัดซื้อ 10% คิดเป็นเงิน 100 บาท มีการจัดซื้อดังกล่าวอยู่รวมเดือนละ 10,000 บาท คิดเป็นเงิน 1,000 บาทต่อเดือน หรือปีละ 12,000 บาท ทีเดียวนะครับ


วิธีการป้องกัน

• กำหนดให้การจัดซื้อที่มีมูลค่าเกิน 500 บาทต่อครั้ง ต้องผ่านการแจ้งให้ผู้จัดการหรือเจ้าของรับทราบก่อน โดยควรมีใบเสนอราคาของร้านค้าแนบมาให้ดูเสมอ หากเป็นร้านเดิมจ้าวประจำ ผู้บริหารก็จะสังเกตเห็นความผิดปกติ โดยอาจทำการสุ่มโทรไปตรวจสอบราคากับจ้าวอื่นๆด้วยตนเอง ก็จะรู้ว่าร้านประจำนั้นราคาเหมาะสมที่จะซื้อจริงหรือไม่ หรือเป็นร้านที่รู้เห็นเป็นใจกับพนักงานจัดซื้อของตนเองทำให้ต้องซื้อสินค้าราคาสูงกว่าที่อื่นๆอย่างต่อเนื่องเป็นเวลานาน แล้วร้านค้าก็จ่ายเงินส่วนต่างให้กับพนักงานจัดซื้อ หากตรวจพบจะได้เปลี่ยนจ้าวแต่เนิ่นๆ



5. การจัดซื้อมูลค่าสูงที่มีการเปรียบเทียบราคา


การจัดซื้อที่มีมูลค่าสูง โดยมีการกำหนดให้เปรียบเทียบราคาจากผู้เสนอราคาไม่น้อยกว่า 3 รายขึ้นไป ดูผิวเผินเหมือนเป็นการป้องกันการรั่วไหลได้ดีวิธีหนึ่ง แต่ไม่ทั้งหมดครับ เพราะผู้จัดซื้อมีโอกาสที่จะขอราคาจาก 3 รายที่รู้เห็นกันเองอยู่แล้ว คือเป็นพวกเดียวกัน หรือฮั้วกันเอง โดยให้เสนอราคามาในชื่อบริษัทที่แตกต่างกัน 3 แห่ง แต่แท้จริงแล้วเป็นกลุ่มบุคคลกลุ่มเดียวกัน เสนอให้สูงกว่าหรือเท่ากับราคาทั่วไป 2 แห่ง และให้มี 1 รายที่เสนอในราคาต่ำกว่าสองรายแรกเล็กน้อย ถือว่ามีการเปรียบเทียบราคาตามข้อกำหนดของบริษัทเรียบร้อยแล้ว


แม้แต่การที่ผู้เสนอราคาทั้ง 3 รายไม่รู้จักกัน แต่ผู้จัดซื้อนำราคาของ 2 รายแรกไปบอกให้รายที่ 3 รู้ แล้วให้เสนอราคามาต่ำกว่าเล็กน้อย เพื่อให้ได้คำสั่งซื้อ จากนั้นก็ตกลงค่าตอบแทนให้กับผู้จัดซื้อดังกล่าว


จากนั้นก็ทำการสั่งซื้อจากรายที่เสนอราคาต่ำที่สุด แล้วส่วนต่างค่าคอมมิชชั่นที่ควรเป็นของนักขายของบริษัทผู้ขาย ก็กลายเป็นเงินค่าตอบแทนให้ผู้จัดซื้อของบริษัทลูกค้าไปเป็นที่เรียบร้อย


หากมูลค่าของบริษัทกำหนดว่า การจัดซื้อที่เกิน 10,000 บาทขึ้นไปต้องมีการเปรียบเทียบราคาไม่น้อยกว่า 3 ราย แล้วผู้จัดซื้อทำด้วยวิธีการข้างต้น ได้ค่าตอบแทน 10% คือ 1,000 บาท การจัดซื้อมูลค่า 100,000 บาท ก็ได้ค่าตอบแทน 10,000 บาท ทั้งที่เงินจำนวนดังกล่าวควรจะประหยัดให้บริษัทได้



วิธีการป้องกัน

• ในการจัดซื้อของมูลค่าสูงที่ต้องมีการเปรียบเทียบราคา ควรกำหนดให้จะต้องมีอย่างน้อย 1 บริษัท ที่จะได้รับการติดต่อขอใบเสนอราคาโดยผู้บริหารโดยตรง หรือโดยผู้จัดซื้อคนละคนกันกับคนเดิมที่ทำหน้าที่ประจำอยู่ เพื่อให้เป็นราคาที่ไม่ได้ถูกติดต่อโดยผู้จัดซื้อเพียงคนเดียว เมื่อมีผู้เกี่ยวข้องมากกว่า 2 คน การทุจริตจะทำได้ยากขึ้น


• การขอราคาจากบริษัทที่มีผู้บริหารที่รู้จักกันหรือมีสายสัมพันธ์กันมาก่อน เช่น เป็นญาติ เป็นเพื่อน หรือ เป็นคนคุ้นเคยไว้ใจ เป็นเรื่องปกติในการทำธุรกิจ และพนักงานจัดซื้อหรือผู้บริหารมักจะทำอยู่แล้ว เนื่องจากจะได้ต่อรองราคาได้ง่าย เมื่อมีปัญหาก็เรียกหาตัวได้สะดวก แต่ทว่าก็ไม่ควรเป็นเหตุให้ไม่พิจารณาผู้ขายรายอื่นอีกเลย อีกทั้งไม่ควรบอกราคาของคู่แข่งขันให้ทราบเพื่อการแข่งขันราคาที่เป็นธรรม หากราคาแข่งขันได้ บริการดี เงื่อนไขดี ก็ควรซื้อ แต่ถ้าไม่ใช่ ก็ต้องเลือกซื้อจากผู้ขายที่ถูกกว่า ตรงสเปกกว่า เงื่อนไขดีกว่า ถึงแม้จะไม่ใช่คนรู้จักหรือคนสนิทมาก่อนก็ตาม เพราะอย่างน้อยก็ได้เปิดโอกาสให้อย่างยุติธรรมแล้ว


• ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรมีโอกาสได้พบปะพูดคุยกับตัวแทนของบริษัทที่เข้ามาเสนอราคา เพื่อให้รู้จักกันและสอบถามถึงเรื่องบริษัทผู้ขาย เพื่อจะได้รู้ข้อมูลคร่าวๆของบริษัทต่างๆเหล่านั้น หากมีความผิดสังเกต เช่น ตัวแทนบริษัทหนึ่งรู้ข้อมูลของอีกบริษัทหนึ่งอย่างละเอียดจนเกินไป รู้แม้กระทั่งอีกบริษัทหนึ่งเสนอราคาแพงกว่าหรือถูกกว่า แสดงว่าพนักงานจัดซื้อของเราคงทำให้ราคารั่วไหลออกไป ต้องมีอะไรไม่ชอบมาพากลแน่



ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น