วันศุกร์ที่ 5 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2553

การบริหารการเงินธุรกิจ

ผู้เขียน: มงคล ตันติสุขุมาล 
วิทยากรฝึกอบรม ติดต่อ โทร 0817168711 email: mingbiz@gmail.com

      เมื่อรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไร และแน่ใจว่าสินค้าหรือบริการของตนจะขายได้ เรื่องที่สำคัญก็คือเรื่องของการเงิน รู้ว่าขายได้แน่ แต่ไม่มีเงินลงทุนเพื่อซื้อหรือผลิตสินค้ามาขาย ก็ไม่มีธุรกิจเกิดขึ้น ดังนั้น การเงินจึงเป็นเรื่องสำคัญของทุกธุรกิจ หากธุรกิจใดต้องใช้เงินลงทุนมากก็มีความเสี่ยงมากตามไปด้วย เพราะหากลงทุนมากกว่าจะคืนทุนก็ใช้เวลานานขึ้น


เรื่องการเงินธุรกิจนั้นมีเรื่องราวที่เขียนไว้ในหนังสือต่างๆมากมาย แต่สิ่งที่ผมจะกล่าวในที่นี้ คือ การควบคุมเรื่องการเงินสำหรับธุรกิจ SME เป็นหลัก เพราะธุรกิจยักษ์ใหญ่ทั้งหลายส่วนใหญ่จะมีมืออาชีพด้านการเงินเป็นที่ปรึกษาหรือดูแลอยู่แล้ว ธุรกิจที่ไม่มีใครปรึกษาและมักผิดพลาดเรื่องการเงินคือธุรกิจ SME นี่แหละ

การบริหารการเงินเป็นสิ่งสำคัญที่สุดเรื่องหนึ่งของทุกธุรกิจ เนื่องจากหากเจ้าของหรือผู้บริหาร บริหารการเงินธุรกิจไม่เป็นอาจทำให้ธุรกิจต้องมีอันเป็นไปทั้งๆที่สินค้ายังขายดี ลูกค้ายังมีอยู่

การบริหารการเงินธุรกิจ ก็คือ การบริหารเงินเข้า กับการบริหารเงินออกนั่นเอง ทำอย่างไรให้เงินเข้าเร็ว+เข้ามาก และ ทำให้เงินออกช้า+ออกน้อย นั่นเอง แต่หลักการกว้างๆนี้ มีรายละเอียดมากนะครับ


ข้อควรระวังในการใช้เงินทุนในการประกอบธุรกิจ คือ

1. ไม่ควรใช้เงินลงทุนจากเงินกู้เป็นส่วนใหญ่ เพราะจะมีความเสี่ยงสูง แต่ภาระในการชำระดอกเบี้ย ไม่ว่าธุรกิจจะดีหรือไม่ก็ตาม

2. ไม่ควรใช้หลักทรัพย์สุดท้ายของครอบครัว ไปค้ำประกันเงินกู้ เช่น บ้านที่ตนเองอาศัยอยู่ หรือ บ้านของพ่อแม่ เพราะหากธุรกิจไม่เป็นไปดังหวัง อาจโดนยึดบ้านทำให้ครอบครัวไม่มีที่อยู่อาศัย เว้นแต่มีที่ดินหลายแปลง หรือบ้านหลายหลัง

3. ควรเริ่มต้นจากเล็กไปหาใหญ่ คือ ทำโครงการทดลองโดยใช้ทุนต่ำก่อน เมื่อมีทางเป็นไปได้จึงค่อยขยายการลงทุน อย่าเริ่มต้นจากการทุ่มเงินทุนทั้งหมดไปในกิจการที่ได้แต่เพียงคาดคะเนเอาเอง เพราะอาจสูญเงินทั้งหมดได้

4. จำไว้ว่าทุกโครงการธุรกิจอาจมีการบานปลายในเรื่องงบลงทุนได้ จึงควรเผื่องบลงทุนไว้เสมอ

5. ต้องมีแผนธุรกิจที่ชัดเจน มีแผนการใช้เงินทุน และแผนกระแสเงินสดเข้าออก อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อใช้เป็นแนวทาง

6. อย่าใช้เงินทุนเกือบทั้งหมดไปกับค่าสถานที่ ค่าตกแต่ง ซื้อของเข้าร้าน ควรสำรองเงินไว้สำหรับเรื่องอื่นๆด้วย

7. ไม่จ้างพนักงานจำนวนมากๆในตอนเริ่มต้นธุรกิจ

8. กันเงินทุนไว้เป็นงบประมาณด้านการตลาดเสมอ โดยเฉพาะตอนเริ่มต้นธุรกิจ จะใช้งบการตลาดมาก

9. ต้องแยกกันอย่างชัดเจนระหว่าง เงินหมุนเวียนในธุรกิจ กับเงินใช้สอยส่วนตัว อย่าปะปนกันเด็ดขาด

10. ควรให้ความสำคัญกับการวิจัยตลาดเสมอ ก่อนจะเริ่มสินค้าหรือบริการใดๆ

11. มองหาแหล่งเงินทุนใหม่ๆ สำรองไว้เสมอ


เรื่องเงินเข้า หรือรายรับ


1. รายได้จากการขายสินค้า หรือ บริการ เป็นแหล่งกระแสเงินเข้าสู่ธุรกิจกระแสหลัก ซึ่งต้องบริหารให้ดีบริหารให้เป็น หากเป็นธุรกิจเงินสดจะดีที่สุด แต่หากทำไม่ได้ ให้เครดิตให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ เลือกตรวจสอบประวัติลูกค้าให้ดีก่อนจะปล่อยเครดิตให้ มิฉะนั้นอาจถูกเบี้ยวหนี้ได้ ระยะเวลาการปล่อยเครดิตก็สำคัญ จะ 30 วัน 45 วัน 60 วัน หรือ 90 วัน ก็แล้วแต่ ทางที่ดีที่สุดคือ ระยะเวลาสั้นที่สุด อย่ายาว ยิ่งยาวยิ่งเสี่ยง ควรมีการจูงใจด้วยการกำหนดว่า หากชำระเงินสดลดให้พิเศษอีกกี่เปอร์เซ็นต์ จะทำให้ลูกค้าบางรายอยากจ่ายเงินสด อันจะเป็นผลดีต่อสภาพคล่องของธุรกิจ


2. รายได้จากการลงทุนอื่นๆ เป็นแหล่งรายได้เข้าสู่ธุรกิจที่นอกเหนือจากการค้าขายปกติ คือการนำเงินสดส่วนเกินไปลงทุน เช่น ฝากประจำ ซื้อพันธบัตรรัฐบาล ซื้อหุ้น ซื้อที่ดิน เป็นต้น ซึ่งเป็นการนำเงินส่วนเกินไปลงทุนให้เกิดประโยชน์อีกทางหนึ่ง ซึ่งหากธุรกิจของคุณไม่ใช่สถาบันการเงิน กิจกรรมด้านการลงทุนอื่นๆนอกเหนือจากการทำธุรกิจก็จะเป็นรายได้ส่วนเพิ่ม ไม่ใช่รายได้หลัก แต่หากบริหารให้ดีก็ได้เป็นกอบเป็นกำทีเดียว การลงทุนที่ดีควรเป็นการลงทุนที่ส่งเสริมกิจกรรมที่ทำอยู่ได้ เช่น หากคุณมีกิจการรับเหมาก่อสร้างขนาดเล็ก คุณอาจลงทุนซื้อหุ้นในกิจการรับเหมาก่อสร้างขนาดใหญ่ในตลาดหลักทรัพย์ เพื่อจะได้รู้แนวโน้มธุรกิจ แผนธุรกิจ ของธุรกิจรับเหมาขนาดใหญ่ และข้อมูลเพิ่มเติมในวงการ ซึ่งเขาจะส่งให้เฉพาะผู้ถือหุ้นเท่านั้น


เรื่องเงินออก หรือ รายจ่าย

1. รายจ่ายค่าสินค้า หรือวัตถุดิบ

ค่าสินค้าหรือวัตถุดิบ เป็นรายจ่ายที่ค่อนข้างมากในธุรกิจ และเป็นรายจ่ายที่จำเป็น หากควบคุมได้ดี ประหยัดได้ 1 บาท ก็เหมือนมีกำไรเพิ่มขึ้น 1 บาท โลกทุกวันนี้เป็นโลกของข่าวสารข้อมูล การซื้อวัตถุดิบหลายอย่างไม่จำเป็นต้องผ่านพ่อค้าคนกลางอีกต่อไป ผู้ซื้อสามาถค้นหาข้อมูลของผู้ผลิตจากอินเตอร์เน็ตได้โดยตรง ทำให้ได้ของดีราคาถูกลง แต่เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องใช้อินเตอร์เน็ตเป็นและขยันซอกแซกหาข้อมูลสักหน่อย คุณจะได้ไม่ถูกฝ่ายจัดซื้อหลอก โดยซื้อจากเจ้าประจำไม่กี่ราย แล้วซื้อราคาสูงอีกต่างหาก หากเจ้าของขยันหาข้อมูลซักหน่อย ย่อมจะมีโอกาสได้แหล่งวัตถุดิบใหม่ๆ ในราคาที่ดี

ข้อแนะนำที่สำคัญในเรื่องนี้คือ อย่าซื้อวัตถุดิบ จากซัพพลายเออร์ หรือ ผู้ป้อนวัตถุดิบ เพียงจ้าวเดียวอย่างเด็ดขาด โดยเฉพาะวัตถุดิบรายการสำคัญ มีธุรกิจมากมายต้องเจ็บปวดกับเรื่องนี้ เพราะเมื่อธุรกิจเอาชีวิตไปผู้ติดกับซับพลายเออร์เพียงรายเดียว เมื่อสินค้าส่งช้า หรือ คุณภาพไม่ได้มาตรฐาน ก็จะส่งผลกระทบต่อการผลิตอย่างมาก เพราะกว่าจะหาจ้าวใหม่ได้ กว่าจะตกลงเรื่องระยะเวลาการจัดส่ง เรื่องการชำระเงิน ฯลฯ ก็เกิดความเสียหาย เสียคำสั่งซื้อเพราะผลิตสินค้าส่งไม่ทัน เสียโอกาสการขาย เสียค่าโสหุ้ย ค่าจ้างพนักงานสูญเปล่า และเสียเวลา ไปมากมาย แนะนำให้กำหนดเป็นนโยบายไว้เลยว่า กิจการของคุณจะซื้อวัตถุดิบสำคัญจากผู้จัดส่งวัตถุดิบ 2 จ้าวขึ้นไปเสมอ เว้นแต่ยังหาไม่ได้ ในระหว่างนั้นก็จะแสวงหาผู้ขายวัตถุดิบรายใหม่ๆอยู่เสมอ การทำเช่นนี้ยังช่วยให้เกิดการเปรียบเทียบราคา คุณภาพ ทำให้ได้ของที่ถูกและดีที่สุดอยู่เสมอ


2. ค่าใช้จ่ายในการบริหาร

การบริหารธุรกิจนั้นคุณควรเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการบริหารกับธุรกิจในอุตสาหกรรมเดียวกันอย่างสม่ำเสมอ ว่าคุณมีค่าใช้จ่ายในการบริหารเหมาะสมหรือไม่ ค่าใช้จ่ายที่ว่านี้ ได้แก่

ค่าจ้างผู้บริหารและพนักงาน

ต้องอยู่ในระดับที่เหมาะสม ไม่สูงหรือต่ำเกินไป เพราะถ้าสูงเกินไปก็จะมีต้นทุนด้านนี้สูง กำไรของธุรกิจก็จะลดลง ถ้าต่ำเกินไปพนักงานก็จะไม่อยากอยู่กับธุรกิจของคุณนาน เพราะมีที่อื่นให้เงินเดือนสูงกว่า ทำให้เกิดการลาออกของพนักงานบ่อยๆ การฝึกคนใหม่ก็เสียเงินเสียเวลามาก บางแห่งอาจให้เงินเดือนในอัตราที่แข่งขันได้ แต่ไม่สูงมากนัก แล้วให้เงินโบนัสปลายปีที่แปรผันตามกำไรของกิจการซึ่งอาจสูงมากหากกิจการมีกำไรดีมาก ทำให้พนักงานขยันทำงานช่วยกันทำให้บริษัทมีกำไรดีๆ เพื่อที่ตนเองจะได้โบนัสสูง ก็เป็นแนวทางที่ดีครับ

อีกแนวทางหนึ่งคือ การให้โอกาสพนักงานซื้อหุ้นของกิจการได้ปีละครั้ง โดยอาจให้หักจากเงินเดือนหรือโบนัสก็ได้ ทำให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองเป็นเจ้าของกิจการร่วมด้วยส่วนหนึ่ง หากกิจการดี เงินปันผลหุ้นของตนเองก็จะดีตามไปด้วย อีกทั้งมักอยากแนะนำคนรู้จักให้ซื้อสินค้าและบริการของกิจการที่ตนเองมีหุ้นอยู่เพราะความรู้สึกว่าเป็นเจ้าของด้วยนั่นเอง


ค่าใช้จ่ายในสำนักงาน

ค่าใช้จ่ายนี้ มีทั้ง ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าถ่ายเอกสาร ค่าอุปกรณ์สำนักงาน ต้องควบคุมให้อยู่ในระดับที่เหมาะสม ต่ำได้ก็ดี เพราะหมายถึงการประหยัดต้นทุน และหมายถึงกำไรที่มากขึ้น

แต่อย่าให้ถึงกับเกิดความอึดอัดอย่างมากของพนักงาน เพราะจะทำให้พนักงานทำงานอย่างไม่มีความสุข แต่ควรเป็นการรณรงค์ให้พนักงานมีจิตสำนึกของความประหยัดจะดีกว่า ผมแนะนำให้ใช้วิธีกำหนดเป็นนโยบายว่า หากแผนกใดสามารถลดค่าใช้จ่ายสำนักงานลงได้เมื่อเทียบกับปีก่อน เงินส่วนที่ประหยัดได้จำนวนกึ่งหนึ่งจะจ่ายกลับให้เป็นโบนัสปลายปีเพิ่มเติมสำหรับพนักงานทุกคนในแผนกนั้น จะทำให้พนักงานทุกคนคอยเป็นหูเป็นตาช่วยกันประหยัดเองโดยที่เจ้าของไม่ต้องบอก


ค่าใช้จ่ายด้านการตลาด

ค่าใช้จ่ายด้านนี้หากมากไปก็สิ้นเปลือง หากน้อยไปก็ขายสินค้าหรือบริการไม่ได้เพราะคนไม่รู้จัก หรือ ไม่รู้ข่าวสินค้าหรือบริการใหม่ๆ จึงต้องจัดสรรอย่างเหมาะสม ซึ่งจะได้กล่าวต่อไปในเรื่องของการตลาด



3. ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับดอกเบี้ยเงินกู้

การกู้เงินเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับหลายๆธุรกิจ แต่พึงจำไว้ว่า กู้เท่าที่จำเป็นเท่านั้น และ ใช้เงินที่กู้มาให้เกิดประโยชน์สูงสุด เนื่องจากดอกเบี้ยเงินกู้จะออกดอกบานสะพรั่งทุกๆวัน ไม่ว่าฝนจะตก แดดจะออก ร้านจะเปิดหรือปิด ดอกเบี้ยมีทุกวัน เมื่อกู้เงินมาแล้วจึงต้องใช้จ่ายอย่างระมัดระวังในกิจกรรมทางธุรกิจ

ผมเคยพบผู้ประกอบการใหม่หลายๆราย แทนที่จะใช้จ่ายเงินกู้ในธุรกิจ กลับนำมาสร้างภาระใหม่ เช่น ซื้อรถใหม่ ซื้ออาคารใหม่ ทั้งๆที่รถคันเดิม อาคารเดิมก็ยังใช้ได้อยู่ ไม่มีความจำเป็นต้องขยายอะไร ทำเพียงเพื่ออยากได้หน้าได้ตาว่ามีกิจการใหญ่โต ทั้งๆที่ความจริงแล้วมีแต่หนี้ อย่างนี้ไม่นานหากการค้าสะดุด เงินหมุนเวียนติดขัด โดยยึดรถ ยึดอาคาร เงินกู้ก็ยังต้องจ่าย เกิดความเสียหายก็จะตามมา

การใช้เงินกู้ระยะสั้น ในกิจกรรมผลิตสินค้า หรือ สั่งสินค้าเพื่อส่งให้ลูกค้าตามใบสั่งซื้อที่ได้รับมาแล้ว เป็นสิ่งจำเป็น แต่อย่าใช้เงินกู้ระยะสั้น ไปลงทุนระยะยาว เด็ดขาด เช่น นำไปซื้ออาคารหรือที่ดิน เนื่องจากการลงทุนอาคารและที่ดินควรใช้เงินกู้ระยะยาว อย่าใช้เงินกู้ผิดประเภทครับ

4. ค่าใช้จ่ายด้านภาษี

ภาษีเงินได้เป็นส่วนสำคัญที่ธุรกิจต้องจ่ายอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้แต่จัดการได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย ทำอย่างไรจะแนะนำให้บางเรื่อง ดังนี้

ค่าใช้จ่ายด้านการฝึกอบรมพนักงาน สามารถหักภาษีได้ 2 เท่า เนื่องจากรัฐบาลต้องการให้กิจการต่างๆ มีการฝึกอบรมพนักงานของตนเองให้ดี จึงจูงใจให้ประหยัดภาษีได้ แต่เรื่องที่ฝึกอบรมต้องเกี่ยวข้องกับงานนะครับ มีหลักสูตรและใบเสร็จรับเงินของสถาบันที่ได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากรแล้ว ส่วนใหญ่การอบรมของมหาวิทยาลัยต่างๆของรัฐนั้นมักจะนำมาหักลดหย่อนภาษีตรงนี้ได้

ค่าใช้จ่ายด้านการวิจัยและพัฒนา สามารถหักภาษีได้ 2 เท่า เพราะรัฐบาลต้องการให้กิจการเอกชนมีการวิจัยพัฒนาผลิตภัณฑ์ ให้ก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง รายจ่ายด้านนี้จึงนำมาหักภาษีได้ครับ

นำอาคารสถานที่ หรือ รถยนต์ของเจ้าของไปให้ธุรกิจของตนเองเช่าใช้ ค่าเช่าสำนักงาน ค่าเช่ารถยนต์ ช่วยลดกำไรของธุรกิจลงได้ ทำให้ภาษีลดลง ซึ่งเรื่องนี้หลายคนอาจสงสัยว่าทำธุรกิจก็อยากได้กำไรเยอะๆ ทำไมต้องลดกำไรลงด้วย เรื่องนี้จะอธิบายดังนี้ครับ คือว่า ถ้าธุรกิจมีกำไรต้องจ่ายภาษี 30% ของกำไรหลังหักค่าใช้จ่ายแล้ว แต่ถ้าเพิ่มค่าใช้จ่ายด้านนี้ รายจ่ายของกิจการที่เพิ่มขึ้นก็ทำให้กำไรน้อยลงจึงเสียภาษีน้อยลง แต่รายจ่ายค่าเช่าของกิจการนี้กลายเป็นรายได้ส่วนตัวของเจ้าของธุรกิจ ก็นำไปเสียภาษีส่วนบุคคล ซึ่งมีอัตราภาษีต่ำกว่า เช่น 10% หรือ 20% ขึ้นอยู่กับรายได้ส่วนตัวต่อปี แต่ที่แน่ๆคือ เสียต่ำกว่า 30% แน่ๆ อย่างนี้ก็เป็นการประหยัดภาษีอีกวิธีหนึ่ง โดยไม่ผิดกฎหมาย

ตัวอย่างเช่น หากบริษัท มีกำไร 1,000,000 บาท เสียภาษี 30% = 300,000 บาท ปีต่อมาเจ้าของเปลี่ยนเป็นเอารถของตนเองไปให้บริษัทเช่าใช้ในกิจการบริษัท (ซึ่งตนเองก็เป็นคนใช้รถอยู่ดี) แต่คิดค่าเช่าเดือนละ 10,000 บาท หรือปีละ 120,000 บาท สมมติว่า ปีนี้บริษัทมีกำไรเท่าเดิมคือ 1,000,000 บาท แต่เพิ่มรายจ่ายค่าเช่ารถไปอีก 120,000 บาท ทำให้กำไรลดลงเหลือ 1,000,000 – 120,000 = 880,000 บาท เสียภาษี 30% = 264,000 บาท ลดลง 36,000 บาท เจ้าของนำรายได้จากค่าเช่ารถไปเสียภาษีส่วนบุคคล 10% คือ 12,000 บาท สุดท้ายแล้วประหยัดภาษีไปได้ 36,000 – 12,000 = 24,000 บาท ต่อปี ไม่น้อยเลยใช่ไหมครับ นี่แค่รายการตัวอย่างเดียวนะครับ

5. ค่าใช้จ่ายอื่นๆ

ค่าใช้จ่ายนี้หมายถึงค่าใช้จ่ายอื่นที่ไม่นับ ต้นทุนสินค้าขาย ค่าใช้จ่ายในการบริหาร ค่าดอกเบี้ยเงินกู้ และภาษี ผมหมายถึงเรื่องที่อาจเกิดขึ้นอย่างคาดไม่ถึง เช่น ค่าปรับ ค่าชดเชยความเสียหาย ที่ไม่คาดว่าจะเกิดขึ้น เช่น พนักงานบริษัทขับรถบริษัทไปชนผู้อื่นระหว่างทำงานในหน้าที่ หรือสินค้าชำรุดบกพร่องอันอาจเกิดอันตรายต่อผู้บริโภค ทำให้ต้องเรียกสินค้าคืน เป็นต้น ซึ่งค่าใช้จ่ายเหล่านี้ผมแยกมาเรียกว่าเป็น “ค่าใช้จ่ายอื่นๆ” ซึ่งในหลายกรณีในทางบัญชีอาจเรียกว่าเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายในการบริหาร แต่ผมแยกออกมา เพราะเป็นค่าใช้จ่ายที่ในภาวะปกติจะไม่มี และมักมาแบบ “คาดไม่ถึง” เจ้าของธุรกิจอาจลดความเสี่ยงได้โดยการมีประกันภัย ไว้เมื่อเกิดเหตุคาดไม่ถึงก็ให้ประกันจ่ายตามเงื่อนไข ลดความเสี่ยงของการเสียเงินด้านนี้ลงได้

เขียนบทความโดย มงคล ตันติสุขุมาล 
วิทยากรฝึกอบรม ติดต่อ โทร 0817168711 email: mingbiz@gmail.com

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

แสดงความคิดเห็น