วันอังคารที่ 8 พฤศจิกายน พ.ศ. 2554

ธุรกิจขนาดย่อมที่เติบโต กับการบริหารจัดการ

เขียนโดย: มงคล ตันติสุขุมาล

    ธุรกิจขนาดย่อมหลายธุรกิจ มักเริ่มต้นจากเจ้าของคนเดียว หรือ ไม่กี่คน การบริหารจัดการก็ไม่ยุ่งยากซับซ้อน คือ เจ้าของหรือหุ้นส่วนใหญ่ เป็นผู้ทำหน้าที่ดูแลทุกอย่าง ตัดสินใจเองทุกเรื่อง เมื่อเวลาผ่านไปธุรกิจเติบโตขึ้นเรื่อยๆ มีเรื่องมากมายที่ต้องจัดการ ต้องตัดสินใจ ในขณะที่หลายเรื่อง เป็นเรื่องที่ซับซ้อนเกินกว่าความรู้ของเจ้าของกิจการ

   เมื่อถึงเวลานี้ เจ้าของทุกคนมักคิดเรื่องการมองหา "ผู้ช่วยบริหาร" หรือ "ผู้จัดการ" มาช่วยบริหารกิจการ ด้วยหวังว่าจะได้ลดภาระการจัดการ และความวุ่นวายประจำวันลงไปได้ เมื่อคิดได้ดังนั้น ก็ทำการประกาศรับสมัคร หรือ เรียกหาจากคนรู้จักแนะนำมา เมื่อได้คนที่ต้องการก็รับเข้าทำงาน

   เจ้าของกิจการเดิมมักจะมอบหมายหน้าที่ให้แก่ "ผู้จัดการ" ที่จ้างมา โดยหวังสูงว่าจะให้ผู้จัดการทำให้ทุกอย่างที่สั่ง แต่ เจ้าของธุรกิจยังต้องการจะ "ตัดสินใจ" เองในทุกเรื่อง เช่น การอนุมัติสั่งซื้อต้องให้เจ้าของเซ็นอนุมัตทุกเรื่อง การออกเช็คต้องเป็นเจ้าของเซ็นเท่านั้น การตัดสินใจในโครงการใดๆไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ต้องให้เจ้าของเป็นคนตัดสินใจเท่านั้น ทำนองว่า ผู้จัดการ เสนอได้ แต่ห้ามตัดสินใจเอง

   การบริหารพนักงานระดับปฏิบัติงานในบริษัท หากผู้จัดการ สั่งการใดๆออกไป เจ้าของกิจการก็มักไปเปลี่ยนแปลงคำสั่งหากไม่ถูกใจ อีกทั้งมักทำการสั่งงานข้ามหัวผู้จัดการอยู่เป็นประจำ เมื่อผู้จัดการลงโทษพนักงาน เจ้าของก็มักจะเป็นคนเปลี่ยนแปลงคำสั่ง

   ทำไปทำมา ผู้จัดการที่จ้างมา กลายเป็นเพียงลูกจ้างระดับปฏิบัติงานอีกคนหนึ่ง เท่านั้น ไม่มีหน้าที่ตัดสินใจใดๆ ไม่มีหน้าที่อนุมัติใดๆ หรือ จำกัดมากๆ เข้าทำนอง มอบหน้าที่ แต่ไม่มอบอำนาจ เนื่องด้วยเจ้าของยังคิดว่า ตนเองรู้ดีที่สุด ตัดสินใจเองได้ดีที่สุด ไม่มีใครรู้ดีกว่าตนเอง

  ท้ายที่สุด ผู้จัดการที่จ้างมา ก็เป็นเสมือนหัวหลักหัวตอ ที่พนักงานก็ไม่รับฟังคำสั่ง เพราะเจ้าของมักสั่งข้ามหัว หรือ เปลี่ยนแปลงคำสั่งอยู่เสมอ ให้คุณให้โทษพนักงานระดับปฏิบัติงานไม่ได้ ในขณะเดียวกัน เจ้าของก็คิดว่า ผู้จัดการที่จ้างมา ทำงานไม่ได้ผลดังใจที่ตนเองคาดหวัง สุดท้าย ผู้จัดการ ที่จ้างมาไม่ว่าเขาจะเก่งเพียงไรก็อยู่ไม่ได้ ต้องลาออกไป

  เมื่อเจ้าของจ้างผู้จัดการคนใหม่ ไม่ว่าจะให้เงินเดือนสูงเพียงใด แต่เจ้าของยังทำตัวแบบเดิม ผลลัพธ์ก็เป็นแบบเดิม ไม่เปลี่ยนแปลง

  เรื่องราวข้างต้น ผมมักพบเป็นประจำในองค์กรขนาดเล็กที่เริ่มเติบโต แล้วก็ทำให้องค์กรดังกล่าวโตต่อไปไม่ได้ เพราะเต็มไปด้วยปัญหาที่เจ้าของหรือผู้ถือหุ้นใหญ่ ต้องจัดการและต้องตัดสินเองทุกเรื่องจนเป็นนิสัย

  ผมอยากแนะนำให้ เจ้าของกิจการ หรือ หุ้นใหญ่ ในธุรกิจขนาดเล็กที่เติบโต และกำลังจ้าง "ผู้จัดการ" ว่า ท่านควรทำดังต่อไปนี้ จึงจะให้การจ้างคนเก่ง มาได้ผลดี

  1. เมื่อมอบ "หน้าที่" ให้ ต้องมอบ "อำนาจ" ในระดับที่เหมาะสมกับหน้าที่ไปคู่กันด้วย  ได้แก่ อำนาจในการให้คุณให้โทษกับผู้ใต้บังคับบัญชาของผู้จัดการท่านนั้นอย่างเต็มที่ ให้อำนาจในการตัดสินใจเรื่องการอนุมัติงบประมาณในระดับที่กำหนดไว้ เป็นต้น

  2. การสั่งงานใดๆ ผู้ใต้บังคับบัญชาของผู้จัดการท่านนั้นๆ ให้เจ้าของสั่งงานผ่านผู้จัดการ โดยไม่สั่งงานข้ามหัว อันเป็นการรักษาระบบของสายการบังคับบัญชา

  3. หากผู้จัดการสั่งงานใดๆออกไปยังฝ่ายปฏิบัติงาน หากเจ้าของกิจการไม่เห็นด้วย หรือ ต้องการเปลี่ยนแปลงคำสั่ง ให้คุยกับผู้จัดการถึงเหตุผล ไม่ใช่สั่งเปลี่ยนเอง อันจะทำให้คำสั่งในสายการบังคับบัญชา (Chain of Command) ไม่ถูกทำลาย

  4. กำหนดวงเงินงบประมาณให้ผู้จัดการสามารถอนุมัติได้โดยไม่ต้องรอเจ้าของอนุมัติ หากวงเงินเกินกำหนดให้ผู้จัดการอนุมัติก่อนแล้วส่งต่อเจ้าของอนุมัติอีกขั้นหนึ่ง หากพนักงานระดับปฏิบัติงาน ส่งเอกสารผ่านข้ามหัวผู้จัดการมายังเจ้าของโดยตรง ให้เจ้าของส่งเอกสารกลับไปให้ผ่านการอนุมัติของผู้จัดการก่อนตามลำดับขั้น ทำอย่างนี้ต่อไปพนักงานก็จะรู้ว่า ให้ผู้จัดการอนุมัติตามระเบียบขั้นตอน และเกิดการทำงานเป็นขั้นตอนเกิดขึ้น

  5. การประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานระดับปฏิบัติงาน ให้ผู้จัดการมีหน้าที่โดยตรงในการประเมิลผล ก่อนส่งต่อให้เจ้าของ ทำอย่างนี้พนักงานจึงจะยำเกรง และเชื่อฟังคำสั่งผู้จัดการ

  คำแนะนำดังกล่าวข้างต้น ดูเหมือนจะเป็นเรื่องง่ายๆธรรมดา สำหรับผู้ประกอบการหลายคน แต่ทางปฏิบัติ ผมกลับพบว่า เจ้าของกิจการยังผิดพลาดในเรื่องง่ายๆอย่างนี้อยู่เสนอ จึงแนะนำมาเพื่อต้องการเน้นย้ำด้วยหวังให้กิจการของท่านเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล อีกทั้ง จะได้ทำให้ผู้บริหารที่ท่านจ้างมาทำการแบ่งเบาภาระงานให้ท่านได้อย่างแท้จริง