ความสำคัญการบริการจัดการธุรกิจด้วยระบบข้อมูลเพื่อการบริหาร (Management Information System)

ผู้เขียน : มงคล ตันติสุขุมาล 

      ในการประกอบธุรกิจนั้น ในสมัยก่อน (ประมาณ 15-20 ปีก่อน) คอมพิวเตอร์ยังเพิ่งจะเริ่มต้น และราคายังสูง ทำให้การบริหารธุรกิจ ต้องมีการบันทึกข้อมูลลงในสมุด (Paper work) เป็นส่วนใหญ่ ซึ่งมีความยุ่งยากในการสรุปรวบรวมข้อมูลเพื่อประกอบการตัดสินใจ เช่นหากผู้บริหารอยากทราบว่า ปีที่ผ่านมาสินค้าอะไรบ้างที่ขายดี อะไรบ้างที่ขายไม่ดี อะไรบ้างที่ใกล้หมดอายุ ให้ระบุชื่อและจำนวนที่แน่นอน สินค้าที่ขายดีขายดีในช่วงเดือนใดบ้าง ลูกค้าส่วนใหญ่เป็นใคร ชาย หญิง อายุประมาณใด เป็นเด็กเล็กมากับพ่อแม่ เป็นวัยรุ่น เป็นวัยผู้ใหญ่ หรือวัยชรา อย่างละกี่มากน้อย ปีหน้าควรวางแผนธุรกิจอย่างไร

จะเห็นว่าข้อมูลเหล่านี้แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะทำให้เสร็จได้ในเวลาเพียงวันสองวัน เพื่อนำมาประกอบการบริหารธุรกิจ

แต่ว่าในปัจจุบันนี้ ข้อมูลเหล่านี้ สามารถเรียกดูได้ภายในเดี๋ยวนั้น ณ เวลาที่ผู้บริหารต้องการดูข้อมูล และจะกำหนดช่วงเวลาใดก็ได้ที่ต้องการ จะปีที่แล้ว สองปีที่แล้ว เดือนที่แล้ว สัปดาห์ที่แล้ว หรือ เมื่อ 3 วันที่ผ่านมา ได้ทั้งนั้น ด้วยความช่วยเหลือของระบบข้อมูล IT (Information Technology)เพื่อบริหารจัดการ อีกทั้งราคายังถูกมากด้วยเมื่อเทียบกับการจ้างพนักงานมารื้อค้นข้อมูลเอกสารย้อนหลังด้วยวิธีการดั้งเดิม

แต่ผมกลับพบว่า ธุรกิจ SMEs จำนวนมาก ที่ยังไม่เห็นความสำคัญกับเรื่องดังกล่าว ไม่ยอมลงทุน แต่กลับต้องสูญเสียเงินทองมากมายกับการจ้างพนักงานมาทำงานซ้ำซ้อนกัน มาจัดระบบแฟ้มกระดาษ อีกทั้งยังต้องหงุดหงิดกับข้อมูลผิดๆถูกๆ ที่พนักงานหามาให้ ทำให้การตัดสินใจทางธุรกิจผิดพลาด อีกทั้งเกิดช่องทางให้พนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์สามารถทุจริต ยักยอกเงิน หรือ สินค้า ไปเข้าตนเองได้ง่าย เพราะการตรวจสอบย้อนหลังทำได้ยาก เข้าทำนอง "เสียน้อยเสียยาก...เสียมากเสียง่าย"

อีกสาเหตุหนึ่งที่คาดว่าจะเป็นสาเหตุที่เจ้าของกิจการจำนวนมาก โดยเฉพาะที่อายุมากว่า 40 ปี ขึ้นไปไม่ค่อยให้ความสำคัญกับการใช้คอมพิวเตอร์ในการควบคุมบริหารธุรกิจ เพราะหลายท่านไม่มีความรู้เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ไม่รู้ว่ามันจะช่วยงานได้อย่างไร ใช้ไม่เป็น กลัวเสียเงิน ฯลฯ สุดท้ายก็ไม่ได้ใช้ แล้วก็ทำธุรกิจไปวันๆ โดยการลงบัญชีแบบเดิมๆ ตรวจสอบย้อนหลังยาก นำมาประมาลผลสรุปเป็นกราฟ เพื่อประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้ยาก พอมีคู่แข่งเกิดขึ้น ใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยกว่า ดูข้อมูลได้เร็วกว่า ตัดสินใจได้ถูกต้องกว่า จึงทำให้ธุรกิจ SMEs จำนวนมากต้องพ่ายแพ้ และล้มหายตายจากกันไปจากธุรกิจ

ผมจึงอยากแนะนำ และส่งเสริมให้เจ้าของกิจการ เรียนรู้ถึงประโยชน์ ของการใช้คอมพิวเตอร์มาทำฐานข้อมูลทางธุรกิจ ทุกด้าน เช่น ควบคุมสต๊อก ซื้อขายหน้าร้าน ทำบัญชี ทำประวัติพนักงาน ฯลฯ รวมถึง เรื่องอินเตอร์เน็ต ในการประชาสัมพันธ์ธุรกิจออกไปในวงกว้างด้วยต้นทุนต่ำ 

ท่านไม่ค่อยรู้เรื่อง ไม่เป็นไร อ่านหนังสือ ฟังสัมนา ไปอบรม ทดลองใช้ ทำซ้ำไปซ้ำมาเรื่อยๆ เดี๋ยวเข้าใจและทำเป็นเอง ช้าบ้างเร็วบ้าง แล้วแต่กำลังสติปัญญาและ ความพยายามของแต่ละคน แต่ก็ต้องทำ

เพื่อความรวดเร็ว อาจจัดหาที่ปรึกษาหรือ ผู้ที่มีความรู้ในด้านนี้มาช่วยงาน ช่วยธุรกิจของท่าน ไม่ต้องเสียดายเงินครับ เพราะสิ่งที่ท่านได้รับนั้นจะคุ้มค่ามาก มิฉะนั้น ธุรกิจของท่านอาจถึงกาลอวสาน โดยไม่รู้ตัว เพราะลูกค้าทะยอยหายไปอยู่กับคู่แข่งหมด

แต่ถ้าหากท่านให้ความสำคัญกับข้อมูลเพื่อการบริหารจัดการ จะทำให้ธุรกิจของท่านมีข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ ตัดสินใจทางธุรกิจได้รวดเร็วและถูกต้อง คู่แข่งตามไม่ทัน เงินทองก็จะไหลมาเทมา เงินรั่วไหลน้อยลง กำไรงาม ร่ำรวย นั่นใช่ไหมที่เป็นเป้าหมายทางธุรกิจของท่าน ดังนั้น จงเริ่มเรียนรู้และจัดหา ระบบคอมพิวเตอร์ และ ซอฟแวร์ ด้านการบริหารจัดการ จะทำด้วยต้นเอง หรือ อาจให้ที่ปรึกษามาช่วยวางระบบ และฝึกอบรมคนของท่าน เพื่อให้กิจการท่านรุ่งเรือง ก้าวไกลต่อไปในโลกยุคการแข่งขันไร้พรมแดนอย่างในปัจจุบันนี้