การบริหารจัดการองค์กร

ผู้เขียน : มงคล ตันติสุขุมาล

      องค์กรที่ดีควรจะมี โครงสร้างที่ชัดเจนว่ามีตำแหน่งอะไรบ้าง มีสายการบังคับบัญชากันอย่างไร มี Job Description หรือคำบรรยายลักษณะงานในแต่ละตำแหน่งอย่างไร มีอำนาจหน้าที่ และ ความรับผิดชอบอะไรบ้าง


ในองค์กรขนาดเล็กหลายแห่งมักจะมีการแบ่งหน้าที่ไม่ชัดเจนโดยเจ้าของกิจการมักบอกว่า “ให้ช่วยๆกัน” หลักการนี้ดี แต่มีปัญหาในทางปฏิบัติ โดยเฉพาะหน้าที่ที่เฉพาะเจาะจง เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายผลิต เป็นต้น หากคนที่จัดซื้อ ไปช่วยๆกันทำบัญชีเอง อาจมีการหมกเม็ดปลอมแปลงเอกสารเกิดขึ้นได้ หรือ ให้ฝ่ายขายทำหน้าที่จัดซื้อซะเอง อาจทำให้รู้ราคาต้นทุน แล้วมีการตั้งราคาที่ไม่เหมาะสม เป็นต้น


งานส่วนสำคัญเฉพาะทางจึงต้องมีการระบุหน้าที่และความรับผิดชอบให้ชัดเจน ส่วนงานที่ทับซ้อนกัน จึงค่อยขอให้ช่วยๆกันดูแล เช่น งานเกี่ยวกับการดูแลความสะอาดทั่วไปในพื้นที่ต้อนรับลูกค้า ใครเห็นเศษขยะตกอยู่ ก็น่าจะช่วยๆกันเก็บทิ้ง อย่าหาว่าธุระไม่ใช่ ปล่อยเป็นหน้าที่ของคนทำความสะอาด หรือ เห็นลูกค้าเดินเข้ามา แต่พนักงานต้อนรับไม่อยู่ ฝ่ายอื่นๆที่อยู่ในสำนักงานก็ควรเข้าไปทักทายถามไถ่ลูกค้า ไม่ใช่คิดว่าเป็นหน้าที่ของฝ่ายต้อนรับไม่ใช่ฉันซึ่งอยู่ฝ่ายบัญชี หรืออีกตัวอย่างหนึ่ง เมื่อมีเสียงโทรศัพท์ดังขึ้น 3-4 ครั้งแล้ว ไม่มีผู้รับสาย แสดงว่า พนักงานโอเปอเรเตอร์ ไม่อยู่ คนอื่นๆที่ได้ยินเสียงก็ควรรับสาย และรับเรื่องที่โทรมาแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบต่อไป เป็นต้น อย่างนี้จึงจะเรียกได้ว่า “ช่วยๆกัน” ในเรื่องที่ควรช่วย


แต่งานในหน้าที่หลักภายในต้อง “ของใครของมัน” แยกแยะให้ชัดเจนว่า งานใดเป็นงานจำเพาะต้องรับผิดชอบเอง งานใดเป็นงานทั่วไปที่ควรช่วยกัน อย่างนี้ พนักงานก็จะไม่สับสน มิฉะนั้น บางคนจะคิดไปว่า “ไม่ช่วยก็หาว่าแล้งน้ำใจ เข้าไปช่วยทำก็หาว่าก้าวก่าย” จนขัดแย้งกันระหว่างเพื่อนร่วมงาน สุดท้ายอึดอัดอยู่ไม่ได้ลาออกไป ทำให้สูญเสียบุคลากรไปอย่างที่ไม่ควรจะเป็น


เมื่อโครงสร้างองค์กรมีความชัดเจน มีหน้าที่ระบุไว้ว่าแต่ละตำแหน่งทำอะไร รับผิดชอบอะไร แล้วเรื่องอะไรที่ควรช่วยๆกันทำ แล้วก็จะต้องให้ “อำนาจ” ด้วยครับ เพราะอำนาจคู่กับหน้าที่ ถ้าให้หน้าที่ แต่ไม่ให้ “อำนาจ” ที่เหมาะสมแก่หน้าที่นั้นๆ การทำงานก็เป็นไปไม่ได้ ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่ต้องจัดซื้อวัตถุดิบ สินค้า และบริการต่างๆที่เกี่ยวข้อง กำหนดขั้นตอนว่าระเบียบการจัดซื้อมีอย่างไร แล้วให้อำนาจว่า สามารถตัดสินใจสั่งซื้อได้ด้วยตนเองภายในวงเงินเท่าไหร่ เมื่อเกินวงเงินในอำนาจจึงค่อยส่งต่อให้ผู้บังคับบัญชาในองค์กรทำการอนุมัติ อย่างนี้เป็นต้น หรือ หากจ้างผู้จัดการฝ่ายเข้ามาให้ทำ “หน้าที่” บริหารจัดการฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง ก็ต้องให้ “อำนาจ” ในการตัดสินใจ รื้อ ลด ปลด ย้าย ประเมินผล ให้คุณให้โทษพนักงานที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของผู้จัดการฝ่ายคนนั้นอย่างเต็มที่ด้วย ไม่ใช่ให้หน้าที่ แต่ห้ามให้คุณให้โทษใครในสายงานบังคับบัญชา แบบนี้จะไปทำงานกันได้อย่างไรกัน เพราะผู้ใต้บังคับบัญชาก็รู้ว่าผู้จัดการฝ่ายคนนั้น ไม่มีอำนาจใดๆ จึงไม่เชื่อฟัง การงานก็จะติดขัด ไม่ราบรื่น ทำงานไม่ได้ แบบนี้จะโทษว่าผู้จัดการฝ่ายคนนั้นไม่เก่งก็ไม่ได้ เพราะดันมอบหน้าที่ให้ทำ แต่ไม่ให้อำนาจใดๆ ผมจึงต้องเน้นย้ำครับว่า เมื่อมอบหมาย “หน้าที่” ก็ต้องให้ “อำนาจ” ที่เหมาะสมด้วยงานจึงจะเดินไปได้อย่างราบรื่น


อำนาจในการบริหาร และ อำนาจในการตัดสินใจ จึงต้องระบุให้ชัดเจน มิฉะนั้น จะเกิดปัญหาลักษณะที่ว่า “รอรับคำสั่งก็หาว่าไม่มีสมองคิดเอง เมื่อคิดเองทำเองก็หาว่าอวดดีทำเกินอำนาจหน้าที่” สุดท้ายสับสน ลาออกดีกว่า บริษัทก็สูญเสียคนไปเพราะระบบไม่ดี ไม่ใช่คนไม่ดี


เมื่อให้ “อำนาจ และ หน้าที่” แก่ตำแหน่งต่างๆแล้ว สำคัญคือ เจ้าของกิจการ หรือ ผู้บริหารสูงสุด ต้องไม่เข้าไปแทรกแทรง ล้วงลูก หรือสั่งงานข้ามหัว การทำงานในสายงานบังคับบัญชาโดยไม่จำเป็นอย่างเด็ดขาด เพราะจะทำให้เกิดความสับสนของผู้ใต้บังคับบัญชาว่า ให้ฟังใครกันแน่ ยิ่งหากแนวทางของเจ้าของกิจการ กับของผู้จัดการฝ่ายไม่ชัดเจน หรือต่างกัน ผู้ปฏิบัติงานจะยิ่งงงกันว่าทำตามใครดี อีกทั้งหากสั่งข้ามหัว ผู้จัดการฝ่ายอาจไม่ได้รับรู้และไม่สามารถรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นเพราะไม่รู้มาก่อนว่าลูกน้องของตนเองถูกสั่งงานอะไรมา จึงไม่สามารถจัดสรรระยะเวลาทำงาน เป้าหมาย และการคาดหวังผลลัพธ์ ดีไม่ดีจะพาลโกรธคนที่สั่งงานข้ามหัวกันไปมา สุดท้ายเมื่อตนเองไม่ได้รับความสำคัญตามลำดับที่เหมาะสมก็ต้องลาออกไป บริษัทก็สูญเสียผู้จัดการฝ่ายคนเก่งไปโดยไม่จำเป็น ดังนั้น การสั่งงานควรสั่งงานลงมาตามลำดับการบังคับบัญชา โดยมีการพูดจาตกลงกันให้เรียบร้อยในระดับบริหารตามลำดับ ก่อนส่งคำสั่งมาสู่ผู้ปฏิบัติงานระดับล่าง แล้วให้หัวหน้าของแต่ละลำดับ ดูแลงานตาม อำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบครับ


เว้นแต่หากเป็นกรณีเร่งด่วน ฉุกเฉิน ไม่เจอตัวผู้จัดการฝ่าย ทำให้เจ้าของต้องสั่งงานผู้ปฏิบัติงานโดยตรง แบบนี้เมื่อเสร็จแล้วก็ต้องหาโอกาสแจ้งให้หัวหน้าเขาทราบเรื่องด้วย จึงจะดีที่สุดครับ


เรื่องของคนในองค์กรธุรกิจ มักมีเรื่องวุ่นๆไม่รู้จบ เนื่องจากแต่ละคนก็มาจากคนละแห่ง พื้นเพแตกต่างกัน ความคิด ทัศนคติแตกต่างกัน จึงมีปัญหาการเมืองในองค์กรตามมาได้ แต่เจ้าของกิจการจะทำอย่างไรให้เรื่องนี้มีน้อยที่สุด


ผมแนะนำครับว่า ตั้งแต่การคัดเลือกคนเข้าทำงานแล้ว ว่านอกเหนือจากความสามารถตามหน้าที่แล้ว ต้องวัดที่เรื่องทัศนคติด้วย หาคนที่พื้นฐานมองโลกในแง่ดีไว้ก่อน แต่ถึงกระนั้นเมื่อทำงานแล้วความขัดแย้งก็อาจเกิดขึ้นได้เป็นธรรมดา เจ้าของกิจการควรจัดให้มีกิจกรรมร่วมกันนอกจากเรื่องงาน เช่น งานเลี้ยงวันเกิดให้แก่พนักงานทุกคน เดือนละครั้งตามเดือนเกิดของพนักงาน ให้เพื่อนพนักงานกล่าวอวยพรเพื่อนด้วยกัน หรือ รวมกันไปเยี่ยมไข้พนักงานที่เจ็บป่วยเกิน 3 วันติดกัน หรือ รวมเงินลงขันกันเป็นเจ้าภาพจัดงานศพให้พนักงานที่มีญาติสนิทเสียชีวิต เป็นต้น พนักงานก็จะรู้สึกผูกพันกัน แสดงความปรารถนาดีต่อกันและกัน เป็นต้น คือ หาโอกาสให้พนักงานได้ผูกพัน พูดคุย เห็นใจ ชื่นชม ยินดี ยกย่อง ซึ่งกันและกัน อันจะนำมาซึ่งความรักใคร่กลมเกลียวกัน ไม่ใช่เน้นแต่ ทำงาน ทำงาน เอาผลงาน ไม่สนใจมิตรภาพ


บรรยากาศของสถานที่ทำงานก็เช่นกัน ต้องเย็นสบาย สว่าง สงบ เหมาะสมกับประเภทของงาน ทำให้อารมณ์ไม่ตึงเครียดจากสิ่งแวดล้อม การทำงานก็จะราบรื่นขึ้น อย่าเห็นว่าเป็นพนักงาน ไม่สำคัญเท่าลูกค้า พื้นที่ของลูกค้าทำซะหรูหราอลังการ แต่ส่วนของพนักงานปล่อยตามมีตามเกิด คับแคบ อึดอัด มืดสลัว ไม่น่าดู เพราะหากพนักงานของคุณไม่มีความสุขกับบรรยากาศของการทำงาน เขาจะดูแลลูกค้าให้มีความสุขได้อย่างไร จริงไหมครับ


ผู้บริหาร ควรมีนโยบาย “เปิดประตู” คือ อนุญาตให้พนักงานสามารถติดต่อพูดคุยกับผู้บริหารได้โดยง่าย อันจะทำให้การทำงานราบรื่น ไม่ใช่มีเข้าพบผู้บริหารยากเหลือเกิน หากมีเรื่องที่ต้องการการตัดสินใจเร่งด่วนก็จะทำให้เสียงานเสียการไปโดยใช่เหตุ


อีกทั้งควรมี “ตู้รับฟังความคิดเห็น” ทั้งในส่วนของลูกค้า และในส่วนของพนักงาน อนุญาตให้ผู้เกี่ยวข้องเสนอความคิดเห็นได้เต็มที่ ในด้านลูกค้าหากมีความต้องการหรือปัญหาก็จะได้ตอบสนองหรือปรับปรุงแก้ไขได้ ในด้านของพนักงาน หากมีความอัดอั้นตันใจ หรือ อยากเสนอไอเดียใหม่ๆก็จะได้ทำได้เต็มที่ หากแนวคิดที่เสนอได้รับการยอมรับจากผู้บริหารระดับสูงจนนำไปสู่การปฏิบัติก็จะมีรางวัลให้แก่เจ้าของความคิด อย่างนี้ก็จะทำให้พนักงานทุกคนรู้สึกว่าตนเองมีส่วนร่วมในความเป็นไปขององค์กร เขาก็จะรักและอยากพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้ายิ่งๆขึ้นไป

การบริหารลูกหนี้

ผู้เขียน: มงคล ตันติสุขุมาล 

      ในการทำธุรกิจนั้น หากขายเงินสดได้จะดีที่สุด เพราะไม่มีภาระที่ต้องติดตามทวงหนี้ แต่หากทำไม่ได้ อาจเนื่องจากการแข่งขันสูง หากเราไม่ให้เครดิตลูกค้า ลูกค้าก็ไม่ซื้อเรา แต่ไปซื้อเจ้าอื่นแทน เป็นต้น ก็จึงมีความจำเป็นต้องให้เครดิต หรือ นำสินค้าไปก่อน ชำระเงินภายหลัง


ในธุรกิจบริการก็เช่นกัน บางครั้งลูกค้ายังไม่ได้รับบริการย่อมไม่ยินดีที่จะชำระเงินก่อน จึงจำเป็นต้องให้บริการไปก่อน แล้วเรียกเก็บเงินทีหลัง

มีหลายกรณีที่เก็บเงินไม่ได้ หรือ ลูกค้าจ่ายล่าช้า ผัดผ่อน หนีหนี้ ทำให้ส่งผลกระทบต่อกิจการ ดังนั้น เจ้าของธุรกิจจึงต้องมีการทำหลายๆประการดังที่จะกล่าวต่อไปนี้เพื่อให้การบริหารลูกหนี้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1. กำหนดนโยบายของการให้เครดิต

เจ้าของกิจการต้องกำหนดนโยบายไว้ล่วงหน้าเป็นกฎให้พนักงานด้านการเงินปฏิบัติในการปล่อยเครดิตไว้ล่วงหน้า เช่น

ไม่ให้เครดิตแก่ลูกค้าที่สั่งซื้อสินค้าเป็นครั้งแรก ในทุกกรณี เพราะลูกค้าครั้งแรกยังไม่รู้ประวัติ ไม่รู้ความน่าเชื่อถือ จึงยังไม่ให้เครดิต

ไม่ให้เครดิตแก่ลูกค้าเก่าที่สั่งซื้อสินค้าจำนวนมากๆผิดปกติ หรือ ต้องให้ลูกค้าชำระเงินล่วงหน้าก่อน 50 % เป็นต้น เพราะมีหลายกรณีที่ลูกค้าบางรายแสร้งทำเป็นสั่งซื้อสม่ำเสมอ ชำระเงินสด เป็นเวลานานนับปี จนคุ้นเคยกัน แล้ววันหนึ่งก็บอกว่า ต้องการสั่งสินค้าจำนวนมากๆเนื่องจากมีออร์เดอร์จากลูกค้าเป็นพิเศษ ให้ส่งของด่วน แล้วจะชำระเงินภายหลัง ด้วยความคุ้นเคยไว้ใจ และดูจากประวัติในอดีตก็ไม่เคยเบี้ยวหนี้ จึงตัดใจยอมให้ไป แล้วก็ถูกลูกค้า “ชักดาบ” คือ หายตัวไปดื้อๆ พร้อมสินค้าล็อตใหญ่ ติดต่อไปก็ไม่พบตัวอีกแล้ว เป็นกรณีที่เกิดขึ้นเสมอๆ แต่ถ้าคุณกำหนดนโยบายว่า ต่อให้เป็นลูกค้าเก่าชั้นดี หากสั่งซื้อมากผิดจากปกติ ต้องจ่ายเงินก่อน 50% แบบนี้ถึงแม้ว่าลูกค้าเบี้ยวขึ้นมาคุณก็ยังเจ็บตัวไม่มาก


กำหนดให้ลูกหนี้ ต้องชำระหนี้เดิมให้ครบก่อน จึงจะสามารถสั่งสินค้าล๊อตใหม่ได้ หมายถึง ในกรณีที่จะมีคำสั่งซื้อใหม่เข้ามา แต่ลูกค้ายังค้างชำระค่าสินค้าครั้งก่อนอยู่ ก็ต้องขอให้ชำระเงินที่ค้างอยู่ก่อน จึงจะยอมส่งสินค้าตามคำสั่งซื้อครั้งใหม่ไปให้ เป็นการเคลียหนี้เป็นครั้งๆไป ไม่ให้มีหนี้เก่าสะสมค้างอยู่ แบบนี้ก็เป็นวิธีการที่ดีอีกวิธีหนึ่ง


2. กำหนดระดับวงเงินลูกหนี้โดยรวม

โดยกำหนดว่ากิจการจะมีมูลหนี้ไม่เกินกี่เปอร์เซ็นต์ของสินทรัพย์หมุนเวียน เช่น ไม่เกิน 40% เมื่อถึงระดับดังกล่าว ก็จะระงับการปล่อยหนี้ทันที เพื่อรักษาสภาพคล่องของกิจการให้ไม่ได้รับผลกระทบจากการมีลูกหนี้มากเกินไป โดยให้เร่งรัดการเก็บหนี้ให้ได้ก่อนการปล่อยหนี้เพิ่ม


3. ให้ส่วนลดพิเศษเป็นแรงจูงใจในการชำระหนี้ให้เร็วขึ้น

วิธีการก็คือ การเสนอส่วนลดให้ 2 % - 5 % หากชำระหนี้ภายใน 30 วัน แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ต้องชำระเต็มจำนวนในกำหนด 45 วัน หรือ ให้ส่วนลด 10 % หากชำระด้วยเงินสด เป็นต้น ทั้งนี้ก็เพื่อให้ลูกค้าอยากชำระหนี้ให้เร็วขึ้นเพื่ออยากได้รับส่วนลด


4. มีจดหมายแจ้งกำหนดชำระหนี้ให้ลูกหนี้ทราบล่วงหน้า

เนื่องจากลูกหนี้บางรายลืมกำหนดชำระเงิน อีกทั้งใบแจ้งหนี้ก็ถูกส่งไปให้สำนักงานบัญชีนอกบริษัททำบัญชี จึงจำกำหนดชำระหนี้ไม่ได้ การที่คุณส่งจดหมาย หรือ ใบแจ้งหนี้ ไปให้ลูกหนี้ทราบอีกครั้ง จึงเป็นเสมือนการเตือนความจำ โดยควรส่งล่วงหน้าก่อนครบกำหนดอย่างน้อย 15 วัน เนื่องจาก ปกติแล้วบริษัทบางแห่งมีขั้นตอนการอนุมัติการจ่ายเงินหลายขั้นตอนต้องใช้เวลา หากคุณส่งจดหมายแจ้งช้า กว่าพนักงานด้านลูกหนี้จะดำเนินการขออนุมัติชำระเงินเสร็จ ก็อาจเลยกำหนดเวลาที่เหมาะสม


5. มีจดหมายขอบคุณ หรือ จดหมายแจ้งหนี้ซ้ำ เมื่อถึงกำหนด

ควรส่งจดหมายขอบคุณลูกหนี้ ที่ชำระหนี้ตรงกำหนดเวลา เพื่อเป็นการแสดงความใส่ใจต่อลูกค้า และ ควรส่งจดหมายแจ้งหนี้ซ้ำหากถึงกำหนดวันชำระเงินแล้วยังไม่ได้รับการติดต่อชำระหนี้ใดๆ เพื่อเตือนความจำลูกหนี้ แต่ต้องระวังเนื้อหาในจดหมายให้ดูสุภาพ เรียบร้อย เป็นการแจ้งตามปกติของธุรกิจ อย่าให้มีสำนวนแสดงการต่อว่าอย่างเด็ดขาด


6. รีบดำเนินการกับลูกหนี้ที่เลยกำหนดชำระหนี้

คุณต้องรีบดำเนินการติดต่อทางโทรศัพท์ หรือ ส่งคนไปพบกับลูกหนี้ที่ถึงกำหนดชำระหนี้อย่างเร่งด่วน อย่าปล่อยปะละเลยให้เนินนานไป เพราะเคยมีหลายกรณีที่ลูกหนี้ปิดกิจการหนีหายไปแล้ว เจ้าหนี้เพิ่งจะทราบ เพราะมัวแต่ใจเย็น แต่ถ้าคุณส่งจดหมายเตือนแต่เนิ่นๆ แล้วถูกตีกลับก็คงจะเอะใจแต่ทีแรก หรือ เมื่อเลยกำหนดแล้วลูกหนี้ยังเงียบอยู่ โทรติดต่อไม่ได้ หรือไปหาแล้วไปพบแสดงว่ามีอะไรผิดปกติเกิดขึ้นแน่ จะได้รีบดำเนินการต่อไป เช่น พยายามติดต่อผ่านช่องทางอื่น สอบถามเบาะแสจากผู้ใกล้ชิดลูกหนี้ เป็นต้น


7. กรณีที่ลูกหนี้มีทีท่าว่าจะเบี้ยวหนี้

เมื่อมีการทวงถามตามกำหนดชำระหนี้แล้ว ลูกหนี้ก็ยังบ่ายเบี่ยงที่จะทำการชำระหนี้ คุณต้องกำหนดระยะเวลายืดหยุ่นให้ชัดเจน เช่น หลังจากทวงถามครั้งแรกตามกำหนดวันชำระหนี้แล้ว หากไม่ชำระภายใน 15 วันต่อมา จะทำการทวงถามครั้งที่ 2 ซึ่งหากยังไม่ได้รับการชำระหนี้อีก ก็ควรทวงถามครั้งที่สาม ให้ได้คำตอบชัดเจน โดยขอแนะนำว่าการทวงถามหลักๆทุกครั้งควรทำเป็นลายลักษณ์อักษรส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน และเก็บสำเนาจดหมายและใบเสร็จจากทางไปรษณีย์ที่มีหมายเลขลงทะเบียนไว้เป็นหลักฐานทุกครั้ง เผื่อไว้ในกรณีที่ลูกหนี้อ้างว่าไม่ได้รับจดหมาย หรือ หากมีเหตุต้องฟ้องร้องดำเนินคดี ก็จะได้มีหลักฐานที่ชัดเจนครับ ในระหว่างนี้อาจเสนอให้มีการผ่อนชำระหนี้ก็ได้ ทยอยจ่ายก็ยังดี จนกระทั้งเมื่อถึงกำหนดเส้นตายสุดท้ายที่คุณยืดหยุ่นแล้ว เช่น เลยกำหนดมา 3 เดือน หรือ 6 เดือน หากไม่ชำระ เสนอให้ผ่อนชำระก็ยังไม่ชำระ ก็ถึงคราวใช้ไม้แข็งแล้วครับ คือ จดหมายฉบับหลังจากหมดเวลายืดหยุ่น อาจต้องแจ้งว่า


“จนถึงบัดนี้ เรายังเชื่อในความซื่อสัตย์ของท่าน และรอการติดต่อชำระเงินจากท่าน หากว่าเลยกำหนดเวลานี้แล้วเรามีความจำเป็นที่จะต้องแจ้งความเพื่อดำเนินคดีกับท่านตามกฎหมายต่อไป ซึ่งเมื่อถึงเวลานั้น นอกจากท่านจะต้องเสียเงินค่าทนายความ เสียเวลา อีกทั้งเมื่อท่านแพ้คดียังต้องชำระดอกเบี้ยย้อนหลังในอัตราที่กำหนดอีกด้วย ซึ่งเราไม่อยากให้เป็นเช่นนั้น จึงขอให้ท่านดำเนินการเพื่อชำระหนี้โดยทันทีจักขอบคุณยิ่ง”

ข้อความข้างต้นเป็นตัวอย่างการทวงถามขั้นเด็ดขาดแล้วครับ แต่ยังควรใช้ภาษาสุภาพ ไม่ข่มขู่ว่าจะทำร้ายร่างกาย หรือ กระทำอะไรนอกเหนือกฏหมายเด็ดขาดนะครับ เพราะจะยิ่งเป็นการทำให้ลูกหนี้โกรธโดยไม่สมควร

เมื่อใช้ไม้ตายสุดท้ายแล้ว โทรถามว่าได้รับจดหมายหรือยัง ถ้าได้รับแล้วขอทำการชำระเงินได้หรือไม่ เป็นการเปิดโอกาสสุดท้ายของสุดท้าย อีกทั้งเป็นการตรวจสอบว่า ได้รับจดหมายฉบับสำคัญนี้หรือไม่อีกทางหนึ่งด้วย หากถึงที่สุดแล้วลูกหนี้ก็ยังหนี้หนี้ บ่ายเบี่ยง หรือ ไม่ยอมรับโทรศัพท์ ก็ส่งเรื่องให้ทนายความได้ครับ ทนายก็คงจะส่งจดหมายทวงถามในนามของทนายหรือสำนักงานทนายความ จากนั้นก็ถึงขั้นตอนของการไกล่เกลี่ย หากไม่สำเร็จก็เป็นคดีความขึ้นศาลกันต่อไปซึ่งเป็นเรื่องท้ายสุด


โดยปกติแล้วเมื่อถึงจดหมายฉบับท้ายสุด ลูกหนี้ก็มักจะยอมชำระหนี้ จะจ่ายเต็มจำนวน หรือ ผ่อนจ่าย ก็ตาม แต่จากประสบการณ์ พบว่าเจ้าหนี้หลายรายไม่ค่อยมีความอดทนที่จะทวงถามตามขั้นตอนที่แนะนำ หากทวงถามทางโทรศัพท์ 3-4 ครั้งไม่ได้ หากเป็นเงินไม่มากนักก็จะบ่นๆ หรือ ด่าลูกหนี้ลับหลัง แล้วก็เงียบกันไป กลายเป็นหนี้สูญ หรือหากเป็นเงินจำนวนมาก หากไม่ด่วนทำใจว่าเป็นหนี้สูญ ก็รีบส่งเรื่องให้สำนักงานทนายความ ทำให้ต้องรอเวลาเนิ่นนานออกไปอีกกว่าจะรู้ผล


ผมจึงขอแนะนำให้ทำทีละขั้นตอน อดทนสักหน่อย เท่าที่ผ่านๆมาผมใช้วิธีตามที่แนะนำ และ ได้รับการชำระหนี้ด้วยดีเสมอมา ไม่ต้องถึงมือทนายความครับ

เขียนบทความโดย มงคล ตันติสุขุมาล 

จะทำงานฟรีแลนซ์กับความเชี่ยวชาญของคุณอย่างไรดี

โดย แอนเดรีย ซี โพ


หากคุณเหนื่อยกับการเป็นลูกจ้าง ตอนนี้อาจจะเป็นเวลาที่เหมาะ จะคิดถึงการเป็นฟรีแลนซ์ ด้วยการใช้ความเชี่ยวชาญ ที่คุณพัฒนามาอยากยากเย็น

ความฝันของการเป็นฟรีแลนซ์นั้นเต้นอยู่ในหัวคุณหรือเปล่า? ถ้าหากคุณกำลังพยักหน้าว่าใช่ นี่เป็นเวลาที่ดีในการเริ่มทำมัน เพราะว่าในขณะที่บริษัทต่างๆนั้นต้องรับภาระค่าบุคลากรที่แพงและสวัสดิการที่สูง พวกเค้าจะหันไปขอความช่วยเหลือจากฟรีแลนซ์ ถ้าหากคุณมีความเชี่ยวชาญในสาขาที่ถูก มีความเป็นไปได้สูงที่คุณจะสามารถเปลี่ยนมันเป็นอาชีพฟรีแลนซ์ได้ โดยการใช้ความรู้ ความสามารถของคุณในการช่วยเหลือลูกค้า



ปล่อยให้อิสระเข้ามา

คงไม่มีข้อสงสัยกับหัวข้อนี้ ฟรีแลนซ์นั้นไม่ได้เริ่มต้นด้วยคำว่าฟรีโดยไม่มีความหมาย อิสระนั้นเป็นส่วนสำคัญของการเป็นฟรีแลนซ์ ในการเป็น full-time freelance หรือ ฟรีแลนซ์เต็มเวลานั้น คุณจะทำงานเมื่อคุณอยากทำ คุณสามารถพักร้อนได้ตามที่คุณต้องการ นานเท่าที่คุณต้องการ การพักผ่อนสุดสัปดาห์ก็จะไม่จำกัดอยู่แค่สุดสัปดาห์ และชุดสูทนั้นแทบจะเป็นอดีต ไม่มีเจ้านายมากวนใจคุณ จะไม่มีเพื่อนร่วมงานที่น่ารำคาญอู้งานอยู่ที่คูลเลอร์น้ำ ทำให้คุณบ้า


แต่เพื่อเป็นการแลกเปลี่ยนกับอิสระเหล่านั้น ก็มีความเสี่ยงและความไม่มั่นคงเข้ามา ไม่มีการันตีว่าคุณจะมีเงินเดือนเดือนหน้า วิธีการที่ดีที่สุดที่จะรับรองอนาคตการเป็นฟรีแลนซ์ของคุณคือ การให้บริการที่คุณรู้ว่ามีคนต้องการ เพียงเพราะว่าคุณอยากจะทำอะไรซักอย่าง ไม่ได้หมายความว่า จะมีตลาดที่พร้อมเพื่อธุรกิจนั้น


“ทำตามหัวใจคุณและทำในสิ่งที่คุณรักนั้นเป็นเพียงสโลแกน คุณต้องมองความจริง” กล่าว เคลลี่ เจมส์-เอ็นเกอร์ ผู้เขียน Six Figure Freelancing “ถ้าคุณไม่ได้ให้บริการสิ่งที่ผู้คนพร้อมที่จะจ่าย คุณจะไม่สามารถอยู่ในธุรกิจ (ระยะยาว) ได้”


ลองดูในหนังสือพิมพ์และอินเตอร์เนต ดูว่ามีใครบ้างทำสิ่งที่คุณอยากจะทำ พวกเค้าคิดราคาเท่าไหร่และลูกค้าเค้าเป็นใคร คุยกับทุกคนจนกว่าคุณจะพบฟรีแลนซ์ในงานที่คุณอยากจะทำ หลังจากนั้นโทรหาพวกเค้าและศึกษาว่าตลาดส่วนไหนกำลังโต และงานส่วนใหญ่เข้ามาจากไหน ข้อมูลนี้จะมีส่วนสำคัญมากในการช่วยคุณหาช่องว่างในตลาดที่คุณจะสามารถเข้าแข่งขันได้


ลองคิดดู: 5 ปีก่อน ผู้ออกแบบเวบไซต์ หรือเวบดีไซน์เนอร์ สามารถทำเงินได้ดีจากการฟรีแลนซ์บริการของพวกเค้า ให้บริษัทต่างๆ แต่ปัจจุบันความต้องการนั้นลดลง เนื่องจากผู้คนในยุคนั้นมีมากเกินความต้องการของตลาด ในขณะเดียวกัน เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กนั้นต้องการจะเรียนรู้วิธีการออกแบบเวบด้วยตนเอง ดังนั้นในปัจจุบัน การสอนออกแบบเวบไซต์นั้นอาจจะน่าสนใจกว่าการลงมือออกแบบเอง


อย่าเพิ่งออกจากงานประจำ

หลังจากที่คุณตัดสินใจแล้วว่าคุณจะทำฟรีแลนซ์ในด้านใด คุณควรจะใช้เวลาซักระยะเพื่อตั้งหลัก “ความคิดที่ผิดของคนส่วนใหญ่นั่นคือ เมื่อพวกเค้าเริ่มทำมัน เงินก็จะเข้ามา” เตือน ลอเรย์ โรซาคิส์ “ไม่จริง เพียงเพราะว่าคุณสร้างมัน ไม่ได้หมายความว่าเค้าจะมา”


โรซาคิส์เป็นนักเขียนและบรรณาธิการอิสระ และเป็นผู้เขียน “The Complete Idiot’s Guide to Making Money in Freelancing” กล่าวว่า มันอาจจะต้องใช้เวลาหลายเดือน หรือแม้กระทั่งหลายปี เพื่อสร้างชื่อเสียงและฐานลูกค้า และเพราะสาเหตุนั้น ฟรีแลนซ์หลายคนนั้นมักจะเริ่มทำฟรีแลนซ์ใขณะที่พวกเค้ายังทำงานประจำอยู่


“ทุกคนคิดว่ามันจะเกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน แต่ฉันไม่รู้จักฟรีแลนซ์ซักคนที่สามารถทำเงินหกหลักได้ในทันที” กล่าว เจมส์-เอ็นเกอร์


กฎที่ยอมรับโดยทั่วไปคือ อย่าเพิ่งทิ้งงานประจำของคุณไปจนกว่าคุณจะมีเงินเก็บระหว่าง 6-12 เดือน หากคุณเป็นหลักสำคัญของครอบครัว อย่าเพิ่งทิ้งงานประจำจนกว่าคุณจะมั่นใจว่าคุณมีเงินครอบคลุมค่าใช้จ่ายของคุณ


แน่นอนว่าการทำงานพิเศษขณะยังทำงานให้กับเจ้านายปัจจุบันอยู่ อาจจะยากนิดหน่อย ยกตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นนักเขียนข้อความโฆษณา (advertising copywriter) ที่ต้องการจะทำฟรีแลนซ์ไปด้วย คุณอาจจะต้องบอกเจ้านายของคุณ ซึ่งเค้าอาจจะให้คุณเซ็นข้อตกลงที่จะไม่แข่งขันกับธุรกิจของเค้า (noncomplete agreement) ซึ่งคุณจะต้องการสัญญาว่าจะไม่แย่งหรือ “ยืม” ลูกค้าไป แต่ถ้าหากว่าคุณเป็น copywriter ที่ต้องการจะแปลภาษาญี่ปุ่นไปด้วย เจ้านายของคุณอาจจะไม่ต้องรู้ไว้เลยว่าคุณทำอะไรนอกเวลางาน


การหาลูกค้า

เช่นเดียวกับทุกธุรกิจ อาชีพฟรีแลนซ์ของคุณจะเข้มแข็งเท่ากับจำนวนการขายที่คุณทำได้ การหาลูกค้านั้นเป็นความท้าทายอย่างแรกของการเริ่มเป็นฟรีแลนซ์ คุณจะดึงดูดลูกค้าได้อย่างไรในเมื่อคุณไม่เคยมีลูกค้าเลย? นี่เป็นขั้นตอนที่ใช้ได้จริงในการที่จะช่วยคุณเริ่มต้น


1. สร้าง Portfolio ที่แสดงถึงความสามารถและทักษะของคุณ ถ้าหากนั่นหมายถึงการทำงานที่ได้รับค่าตอบแทนน้อยหรือไม่ได้เลย คุณก็ควรจะทำมัน ตัวอย่างงานของคุณจะเป็นตัวเรียกลูกค้าได้ดี


2. บอกทุกคนที่คุณรู้จักเกี่ยวกับการเป็นฟรีแลนซ์ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงาน เพื่อน ครอบครัว หรือคนข้างบ้าน ลูกค้าที่ได้รับการแนะนำมาจะเป็นฐานลูกค้าของคุณในระยะเริ่มแรก


3. เข้าร่วมองค์กรมืออาชีพ (professional organization) ในสายงานของคุณ ไม่ว่าจะออนไลน์หรือในชุมชนของคุณ นอกเหนือจากประโยชน์มากมายที่คุณจะได้รับ คุณจะได้รับเคล็ดลับว่าจะหางานได้จากที่ไหน


4. เข้าร่วมองค์กรท้องถิ่น เช่น สมาคมการค้า หรือ ชมรมต่างๆ “ครีทีฟมักจะมองข้ามองค์กรเหล่านี้ และคิดว่าสถานที่เหล่านี้จะเต็มไปด้วยพนักงานธนาคารและนักธุรกิจที่เคร่งขรึม” กล่าว เจมส์-เอ็นเกอร์ “ซึ่งมันอาจจะจริง แต่พวกเค้าจะเป็นคนที่จ้างคุณทำงานครีทีฟของคุณ”


5. ลองเป็นอาสาสมัครทำในสิ่งที่คุณรักในชุมชนของคุณ และคุณจะทำให้เครือข่ายของผู้ที่จะมาเป็นลูกค้า (potential clients) ของคุณกว้างขึ้น


6. โทรไปติดต่อหาลูกค้าใหม่ (cold call)


สิ่งที่สำคัญอีกสิ่งหนึ่งคือ การเป็นฟรีแลนซ์ไม่ได้หมายถึงการทำแต่ในสิ่งที่คุณรัก และมันก็หมายความว่า คุณต้องรู้วิธีการขาย

และการโฆษณาบริการของคุณ ในระยะเริ่มต้น ประมาณ 90% ของเวลาของคุณนั้น จะถูกใช้ไปในการทำการขาย และการทำการตลาด “งานจะไม่หล่นมาหาคุณเอง” กล่าว เจมส์-เอ็มเกอร์ “คุณอาจจะเป็นคนที่มีพรสวรรค์มาก แต่มันก็ไม่มีความหมายหากคุณไม่สามารถขายพรสวรรค์นั้นได้”


โรซากิส์เห็นด้วย “คนมากมายมาเป็นฟรีแลนซ์โดยคิดว่า ฉันมีพรสวรรค์ สิ่งที่พวกเค้าจะต้องเข้าใจคือ มีคนมีพรสวรรค์มากมาย สิ่งที่ทำให้การเป็นฟรีแลนซ์ประสบความสำเร็จคือ ความแข็งแกร่งของรายชื่อลูกค้า”


การสร้างฐานลูกค้า (client base) นั้นต้องการความอดทนและไม่ท้อแท้ คิดถึงคำปฏิเสธที่มักจะเกิดขึ้นบ่อยครั้ง แต่อย่าให้มันห้ามคุณในการพยายามอีกครั้ง ลองนึกถึงพนักงานขายเสื้อผ้าที่ให้คุณลองกางเกง แต่คุณใส่มันไม่ได้ พนักงานขายที่ดีนั้นจะไม่รู้สึกเสียใจ แต่เค้าจะเอากางเกงตัวใหม่มาให้คุณลอง จนกว่าคุณจะซื้ออะไรบางอย่าง


เริ่มจริงจัง

เมื่อคุณเห็นว่าคุณเริ่มจะทำเงินมากพอที่การเป็นฟรีแลนซ์ของคุณกำลังจะเป็นธุรกิจที่น่าจะประสบความสำเร็จ มันถึงเวลาที่คุณจะต้องทำให้แน่ใจว่า ตัวคุณเองและลูกค้าของคุณจริงจังกับธุรกิจของคุณ นั่นหมายถึงการทำมากกว่าการสั่งซื้อนามบัตรสวยๆ


ไม่ว่าคุณจะอยู่ในสายงานไหน สัญญา (contract) เป็นสิ่งสำคัญฟรีแลนซ์หลายคนมักจะมองข้ามมันไป และให้ลูกค้าทำการจัดทำหรือไม่มีการจัดทำสัญญาเลย นั่นเป็นสิ่งที่ไม่ถูกนัก และอาจจะกลายเป็นบทเรียนราคาแพงได้


“ปกป้องตัวคุณเอง” ย้ำรัสตี้ ฟิชเชอร์ ผู้เขียน Freedom to Freelance รัสตี้แนะนำให้ดูตัวอย่างสัญญาของฟรีแลนซ์คนอื่นๆ และนำมาปรับใช้ในสัญญาของคุณเอง หลังจากนั้นก็ให้ทนายของคุณตรวจดูว่าสิทธิของคุณนั้นได้รับการปกป้อง


การจัดตั้งระบบบัญชีนั้นก็เป็นความจำเป็นอีกอย่าง มันจะไม่เพียงช่วยเตือนว่าคุณต้องจ่ายอะไรบ้าง แต่การเก็บบันทึกบัญชีที่ดีนั้นจะทำให้การตรวจสอบใดๆนั้นง่ายขึ้น


ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมที่คุณอยู่ การมีเวบไซต์ (website) นั้นอาจจะช่วยคุณทำการตลาดบริการของคุณได้ ถ้าหากคุณมีภาพตัวอย่างในสิ่งที่คุณทำ เช่น การออกแบบภูมิทัศน์ (landscape) หรือเสื้อผ้าเพื่อการละคร เวบไซต์นั้นจะทำหน้าที่เหมือน portfolio ของคุณ และแนะนำงานของคุณให้กับลูกค้าในอนาคต


รู้จักตัวเอง

การตัดสินใจที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งก่อนที่คุณจะเริ่มการเป็นฟรีแลนซ์อย่างจริงจังคือ การตัดสินใจว่าการใช้ชีวิต (lifestyle) แบบนี้เข้ากับลักษณะนิสัยของคุณหรือไม่ คุณควรจะคิดให้ดีก่อนที่คุณจะทำการผูกมัดกับ lifestyle และการทำงาน (workstyle) ที่อาจจะไม่เหมาะกับตัวคุณ

และในขณะที่คุณไม่มีเจ้านาย คุณยังต้องรายงานตัวกับคนๆหนึ่ง นั่นคือตัวคุณเอง นี่เป็นสาเหตุหนึ่งที่การมีวินัยในตัวเอง (self-discipline) คือกุญแจในการนำการฟรีแลนซ์ของคุณจากงานอดิเรก ไปเป็นธุรกิจที่สามารถพัฒนาได้

แม้ว่าการโดดงานไปดูหนังตอนบ่ายๆอาจจะเป็นสิ่งที่น่ายั่วยวน แต่โดนส่วนมากแล้ว สิ่งเหล่านี้จะไม่มีโอกาสเกิดขึ้น ไม่เพียงแต่ต้องทำงานมากชั่วโมงกว่าปกติในหนึ่งสัปดาห์ แต่ตารางงานของคุณอาจจะไม่ยืดหยุ่นได้อย่างที่คุณคิด นั่นก็เพราะว่าลูกค้าส่วนใหญ่ของคุณนั้นทำงานในเวลาปกติ ตั้งแต่ 9 โมงเช้า ถึง 6 โมงเย็น และการที่คุณจะต้องเตรียมพร้อมเพื่อพวกเค้าอยู่เสมอนั้นก็หมายถึงว่าคุณจะต้องทำงานในเวลาปกติ

ชีวิตของการเป็นฟรีแลนซ์นั้นโดดเดี่ยว ถ้าหากคุณเป็นคนหนึ่งที่ดูดกินพลังงานจากคนอื่น การเป็นฟรีแลนซ์อาจจะเป็นหนทางที่โดดเดี่ยวเกินไป แต่สำหรับผู้ที่ต้องการมันก็ไม่ต้องหมดหวัง ยังมีทางทดแทนให้กับการขาดการติดต่อประจำวันได้ มีฟรีแลนซ์หลายคนเลือกที่จะเป็นฟรีแลนซ์นอกสถานที่ ซึ่งพวกเค้าจะทำงานร่วมกับผู้อื่นในที่ทำงานของผู้ว่าจ้างเป็นการชั่วคราว บางกลุ่มก็หันไปหากลุ่มเพื่อนร่วมสายงานเพื่อแลกเปลี่ยนเรื่องราวต่างๆ

การเติบโตของการเป็นฟรีแลนซ์นั้นต้องใช้เวลา ต้องใช้เวลาในการตั้งตัวคุณเอง และต้องใช้เวลาในการทำเงิน ทั้งหมดนี้สามารถทำให้คุณคลั่งและทำให้คุณไม่ได้นอนได้ แต่ด้วยความสามารถ ความอดทน และโชคอีกนิดหน่อย การเป็นฟรีแลนซ์จะเป็นหนึ่งในวิธีการทำงานที่มีผลตอบแทนที่ดีที่สุดวิธีหนึ่ง


ตัวเลือกการเป็นฟรีแลนซ์

ข้างล่างนี้เป็นงานฟรีแลนซ์ที่พบเห็นมากที่สุด


• นักบัญชี

• เซฟทำอาหาร

• คนเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์

• คนจัดงาน event ของบริษัท

• คนใส่ข้อมูล

• วิศวกร

• คนทำอนิเมชั่นในหนัง

• นักวางแผนการเงิน

• นักจัดดอกไม้

• คนซ่อมเฟอร์นิเจอร์

• กราฟฟิคดีไซเนอร์

• หมอนวดรักษา

• ช่างถ่ายรูป

• นักสืบส่วนตัว

• ที่ปรึกษาด้านการขาย/การตลาด

• พนักงานขายทางโทรศัพท์

• นักแปล

• ครูสอนพิเศษ

• นักออกแบบเวบไซต์

• นักเขียน

การบริหารสินค้าคงคลังให้เหมาะสม ควรทำอย่างไร

การบริหารสินค้าคงคลังที่ดี เป็นการลดต้นทุนของธุรกิจได้มาก เพราะค่าสถานที่เก็บสินค้า ค่าพนักงานดูแล ค่าระบบตรวจสอบ ค่าสูญเสียจากสินค้าเก่าเก็บหรือเสื่อมสภาพ ล้วนเป็นต้นทุนทางธุรกิจทั้งสิ้น ยังไม่รวมถึง ความเสี่ยงหากเกิดไฟไหม้ น้ำท่วม ปลวกหรือมอดกัดกิน ถูกลักขโมย ฯลฯ ซึ่งล้วนแต่นำไปสู่ความสูญเสียทางธุรกิจ



การทำธุรกิจที่ดีนั้น ควรทำให้ระดับสินค้าคงคลัง มีน้อยที่สุด แต่เพียงพอ ไม่ขาดมือ และไม่สูญเสียโอกาสในการขาย เรื่องนี้ฟังดูง่ายแต่ทางปฏิบัติทำได้ยาก เพราะหากมีสต็อกน้อยเกินไป หากของหมดไม่มีขาย ของที่สั่งไปก็ยังไม่มาแต่ลูกค้าต้องการแล้ว ลูกค้าก็อาจไปซื้อจากที่อื่น ทำให้สูญเสียลูกค้าไป แต่ถ้ามีทุกแบบให้เพียงพอต่อการเลือกสรรของลูกค้า ก็ทำให้ทุนจม บางแบบขายไม่ดีก็เก็บจนเก่าหรือใกล้หมดอายุ ต้องนำมาขายเลหลังขาดทุน


การจัดการเรื่องนี้ ต้องมีระบบฐานข้อมูลสินค้าเข้ามาช่วยครับจึงจะดี คือมีการบันทึกไว้ทุกเดือนว่า สินค้าอะไร ขายได้มากน้อยเท่าไหร่ ขายหมดภายในกี่วัน ช่วงไหนขายดีเป็นพิเศษ เช่น สินค้าตามฤดูกาล หรือ ตามเทศกาล เป็นต้น สินค้าตัวที่ขายไม่ค่อยได้ ก็ไม่ต้องสั่งมาเก็บสำรองไว้มากนัก หากลูกค้าสั่งค่อยโทรสั่งผู้ผลิตหรือผู้จัดส่งอีกครั้งหนึ่งก็ได้ ลูกค้าไปซื้อจ้าวอื่นก็ยังไม่เสียหายมากนัก เพราะนานๆมีลูกค้าที่อยากได้ของในแบบชิ้นนี้สักคน เป็นต้น


การกำหนดจำนวนขั้นต่ำที่จะสั่งซื้อให้สินค้าทุกรายการนั้นสำคัญ โดยกำหนดว่า หากสินค้าลดลงถึงระดับที่กำหนด ก็จะถูกสั่งซื้อโดยทันที โดยมีการเผื่อเวลาผลิตและจัดส่ง หรือ Lead Time เอาไว้ด้วย สินค้าบางอย่างมี Minimum Order Quantity หรือ จำนวนการสั่งซื้อขั้นต่ำ ที่ต้องเป็นไปตามผู้ผลิตหรือผู้จัดส่ง หากสั่งน้อยกว่านี้จะไม่ส่งให้ หรือ คิดที่ราคาสูง ประเด็นนี้ก็ต้องนำมาพิจารณาเช่นกัน


อายุการเก็บรักษาของสินค้า มีความสำคัญมากต่อการสั่งซื้อเช่นกัน สินค้าบางอย่างมีอายุการเก็บรักษาจำกัด เช่น อาหาร เครื่องสำอาง เป็นต้น หากเก็บนานเกินไป อายุก็เหลือน้อย ต้องทิ้งทั้งหมด สูญเสียเปล่าๆ รวมถึงสินค้าแฟชั่นด้วยครับ หากพ้นช่วงที่คนนิยมไปก็จะขายไม่ออก หรือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ หากเลยเวลาก็ตกรุ่นขายไม่ได้ราคา หากสินค้าอายุสั้น เรื่องนี้จะกลายเป็นเรื่องสำคัญที่สุด บางธุรกิจจะใช้วิธีสั่งสินค้าตัวอย่างมาเพียง 1-2 ชิ้นเท่านั้น ตัวที่วางโชว์เป็นของจำลอง เช่นโทรศัพท์มือถือ เป็นต้น เมื่อของที่สั่งมาขายได้แล้วจึงค่อยสั่งสินค้าเข้ามาเพิ่ม


เรื่องการรักษาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสมนั้น ไม่มีกฎตายตัว ขึ้นอยู่กับสินค้าแต่ละประเภท ความยากง่ายในการซื้อหา ราคา อายุการเก็บรักษา ความรวดเร็วในการจัดส่ง ภาวะตลาด ระดับเงินทุนหมุนเวียนของกิจการ ฯลฯ ดังนั้น เจ้าของกิจการต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ ว่าสินค้าใดขายดี ขายไม่ดีอย่างไร หากระบบสามารถบันทึกและแสดงผลเป็น Real Time หรือ ทันทีทันใดตลอดเวลาได้ยิ่งดี ซึ่งแบบนี้อาจต้องใช้คอมพิวเตอร์ช่วย แต่อย่างน้อยต้องติดตามทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน ทั้งนี้แล้วแต่ประเภทของธุรกิจ