วันจันทร์ที่ 18 ตุลาคม พ.ศ. 2553

การบริหารลูกหนี้

ผู้แต่ง: มงคล ตันติสุขุมาล 

      ในการทำธุรกิจนั้น หากขายเงินสดได้จะดีที่สุด เพราะไม่มีภาระที่ต้องติดตามทวงหนี้ แต่หากทำไม่ได้ อาจเนื่องจากการแข่งขันสูง หากเราไม่ให้เครดิตลูกค้า ลูกค้าก็ไม่ซื้อเรา แต่ไปซื้อเจ้าอื่นแทน เป็นต้น ก็จึงมีความจำเป็นต้องให้เครดิต หรือ นำสินค้าไปก่อน ชำระเงินภายหลัง


ในธุรกิจบริการก็เช่นกัน บางครั้งลูกค้ายังไม่ได้รับบริการย่อมไม่ยินดีที่จะชำระเงินก่อน จึงจำเป็นต้องให้บริการไปก่อน แล้วเรียกเก็บเงินทีหลัง

มีหลายกรณีที่เก็บเงินไม่ได้ หรือ ลูกค้าจ่ายล่าช้า ผัดผ่อน หนีหนี้ ทำให้ส่งผลกระทบต่อกิจการ ดังนั้น เจ้าของธุรกิจจึงต้องมีการทำหลายๆประการดังที่จะกล่าวต่อไปนี้เพื่อให้การบริหารลูกหนี้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

1. กำหนดนโยบายของการให้เครดิต

เจ้าของกิจการต้องกำหนดนโยบายไว้ล่วงหน้าเป็นกฎให้พนักงานด้านการเงินปฏิบัติในการปล่อยเครดิตไว้ล่วงหน้า เช่น

ไม่ให้เครดิตแก่ลูกค้าที่สั่งซื้อสินค้าเป็นครั้งแรก ในทุกกรณี เพราะลูกค้าครั้งแรกยังไม่รู้ประวัติ ไม่รู้ความน่าเชื่อถือ จึงยังไม่ให้เครดิต

ไม่ให้เครดิตแก่ลูกค้าเก่าที่สั่งซื้อสินค้าจำนวนมากๆผิดปกติ หรือ ต้องให้ลูกค้าชำระเงินล่วงหน้าก่อน 50 % เป็นต้น เพราะมีหลายกรณีที่ลูกค้าบางรายแสร้งทำเป็นสั่งซื้อสม่ำเสมอ ชำระเงินสด เป็นเวลานานนับปี จนคุ้นเคยกัน แล้ววันหนึ่งก็บอกว่า ต้องการสั่งสินค้าจำนวนมากๆเนื่องจากมีออร์เดอร์จากลูกค้าเป็นพิเศษ ให้ส่งของด่วน แล้วจะชำระเงินภายหลัง ด้วยความคุ้นเคยไว้ใจ และดูจากประวัติในอดีตก็ไม่เคยเบี้ยวหนี้ จึงตัดใจยอมให้ไป แล้วก็ถูกลูกค้า “ชักดาบ” คือ หายตัวไปดื้อๆ พร้อมสินค้าล็อตใหญ่ ติดต่อไปก็ไม่พบตัวอีกแล้ว เป็นกรณีที่เกิดขึ้นเสมอๆ แต่ถ้าคุณกำหนดนโยบายว่า ต่อให้เป็นลูกค้าเก่าชั้นดี หากสั่งซื้อมากผิดจากปกติ ต้องจ่ายเงินก่อน 50% แบบนี้ถึงแม้ว่าลูกค้าเบี้ยวขึ้นมาคุณก็ยังเจ็บตัวไม่มาก


กำหนดให้ลูกหนี้ ต้องชำระหนี้เดิมให้ครบก่อน จึงจะสามารถสั่งสินค้าล๊อตใหม่ได้ หมายถึง ในกรณีที่จะมีคำสั่งซื้อใหม่เข้ามา แต่ลูกค้ายังค้างชำระค่าสินค้าครั้งก่อนอยู่ ก็ต้องขอให้ชำระเงินที่ค้างอยู่ก่อน จึงจะยอมส่งสินค้าตามคำสั่งซื้อครั้งใหม่ไปให้ เป็นการเคลียหนี้เป็นครั้งๆไป ไม่ให้มีหนี้เก่าสะสมค้างอยู่ แบบนี้ก็เป็นวิธีการที่ดีอีกวิธีหนึ่ง


2. กำหนดระดับวงเงินลูกหนี้โดยรวม

โดยกำหนดว่ากิจการจะมีมูลหนี้ไม่เกินกี่เปอร์เซ็นต์ของสินทรัพย์หมุนเวียน เช่น ไม่เกิน 40% เมื่อถึงระดับดังกล่าว ก็จะระงับการปล่อยหนี้ทันที เพื่อรักษาสภาพคล่องของกิจการให้ไม่ได้รับผลกระทบจากการมีลูกหนี้มากเกินไป โดยให้เร่งรัดการเก็บหนี้ให้ได้ก่อนการปล่อยหนี้เพิ่ม


3. ให้ส่วนลดพิเศษเป็นแรงจูงใจในการชำระหนี้ให้เร็วขึ้น

วิธีการก็คือ การเสนอส่วนลดให้ 2 % - 5 % หากชำระหนี้ภายใน 30 วัน แต่ทั้งนี้ทั้งนั้น ต้องชำระเต็มจำนวนในกำหนด 45 วัน หรือ ให้ส่วนลด 10 % หากชำระด้วยเงินสด เป็นต้น ทั้งนี้ก็เพื่อให้ลูกค้าอยากชำระหนี้ให้เร็วขึ้นเพื่ออยากได้รับส่วนลด


4. มีจดหมายแจ้งกำหนดชำระหนี้ให้ลูกหนี้ทราบล่วงหน้า

เนื่องจากลูกหนี้บางรายลืมกำหนดชำระเงิน อีกทั้งใบแจ้งหนี้ก็ถูกส่งไปให้สำนักงานบัญชีนอกบริษัททำบัญชี จึงจำกำหนดชำระหนี้ไม่ได้ การที่คุณส่งจดหมาย หรือ ใบแจ้งหนี้ ไปให้ลูกหนี้ทราบอีกครั้ง จึงเป็นเสมือนการเตือนความจำ โดยควรส่งล่วงหน้าก่อนครบกำหนดอย่างน้อย 15 วัน เนื่องจาก ปกติแล้วบริษัทบางแห่งมีขั้นตอนการอนุมัติการจ่ายเงินหลายขั้นตอนต้องใช้เวลา หากคุณส่งจดหมายแจ้งช้า กว่าพนักงานด้านลูกหนี้จะดำเนินการขออนุมัติชำระเงินเสร็จ ก็อาจเลยกำหนดเวลาที่เหมาะสม


5. มีจดหมายขอบคุณ หรือ จดหมายแจ้งหนี้ซ้ำ เมื่อถึงกำหนด

ควรส่งจดหมายขอบคุณลูกหนี้ ที่ชำระหนี้ตรงกำหนดเวลา เพื่อเป็นการแสดงความใส่ใจต่อลูกค้า และ ควรส่งจดหมายแจ้งหนี้ซ้ำหากถึงกำหนดวันชำระเงินแล้วยังไม่ได้รับการติดต่อชำระหนี้ใดๆ เพื่อเตือนความจำลูกหนี้ แต่ต้องระวังเนื้อหาในจดหมายให้ดูสุภาพ เรียบร้อย เป็นการแจ้งตามปกติของธุรกิจ อย่าให้มีสำนวนแสดงการต่อว่าอย่างเด็ดขาด


6. รีบดำเนินการกับลูกหนี้ที่เลยกำหนดชำระหนี้

คุณต้องรีบดำเนินการติดต่อทางโทรศัพท์ หรือ ส่งคนไปพบกับลูกหนี้ที่ถึงกำหนดชำระหนี้อย่างเร่งด่วน อย่าปล่อยปะละเลยให้เนินนานไป เพราะเคยมีหลายกรณีที่ลูกหนี้ปิดกิจการหนีหายไปแล้ว เจ้าหนี้เพิ่งจะทราบ เพราะมัวแต่ใจเย็น แต่ถ้าคุณส่งจดหมายเตือนแต่เนิ่นๆ แล้วถูกตีกลับก็คงจะเอะใจแต่ทีแรก หรือ เมื่อเลยกำหนดแล้วลูกหนี้ยังเงียบอยู่ โทรติดต่อไม่ได้ หรือไปหาแล้วไปพบแสดงว่ามีอะไรผิดปกติเกิดขึ้นแน่ จะได้รีบดำเนินการต่อไป เช่น พยายามติดต่อผ่านช่องทางอื่น สอบถามเบาะแสจากผู้ใกล้ชิดลูกหนี้ เป็นต้น


7. กรณีที่ลูกหนี้มีทีท่าว่าจะเบี้ยวหนี้

เมื่อมีการทวงถามตามกำหนดชำระหนี้แล้ว ลูกหนี้ก็ยังบ่ายเบี่ยงที่จะทำการชำระหนี้ คุณต้องกำหนดระยะเวลายืดหยุ่นให้ชัดเจน เช่น หลังจากทวงถามครั้งแรกตามกำหนดวันชำระหนี้แล้ว หากไม่ชำระภายใน 15 วันต่อมา จะทำการทวงถามครั้งที่ 2 ซึ่งหากยังไม่ได้รับการชำระหนี้อีก ก็ควรทวงถามครั้งที่สาม ให้ได้คำตอบชัดเจน โดยขอแนะนำว่าการทวงถามหลักๆทุกครั้งควรทำเป็นลายลักษณ์อักษรส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน และเก็บสำเนาจดหมายและใบเสร็จจากทางไปรษณีย์ที่มีหมายเลขลงทะเบียนไว้เป็นหลักฐานทุกครั้ง เผื่อไว้ในกรณีที่ลูกหนี้อ้างว่าไม่ได้รับจดหมาย หรือ หากมีเหตุต้องฟ้องร้องดำเนินคดี ก็จะได้มีหลักฐานที่ชัดเจนครับ ในระหว่างนี้อาจเสนอให้มีการผ่อนชำระหนี้ก็ได้ ทยอยจ่ายก็ยังดี จนกระทั้งเมื่อถึงกำหนดเส้นตายสุดท้ายที่คุณยืดหยุ่นแล้ว เช่น เลยกำหนดมา 3 เดือน หรือ 6 เดือน หากไม่ชำระ เสนอให้ผ่อนชำระก็ยังไม่ชำระ ก็ถึงคราวใช้ไม้แข็งแล้วครับ คือ จดหมายฉบับหลังจากหมดเวลายืดหยุ่น อาจต้องแจ้งว่า


“จนถึงบัดนี้ เรายังเชื่อในความซื่อสัตย์ของท่าน และรอการติดต่อชำระเงินจากท่าน หากว่าเลยกำหนดเวลานี้แล้วเรามีความจำเป็นที่จะต้องแจ้งความเพื่อดำเนินคดีกับท่านตามกฎหมายต่อไป ซึ่งเมื่อถึงเวลานั้น นอกจากท่านจะต้องเสียเงินค่าทนายความ เสียเวลา อีกทั้งเมื่อท่านแพ้คดียังต้องชำระดอกเบี้ยย้อนหลังในอัตราที่กำหนดอีกด้วย ซึ่งเราไม่อยากให้เป็นเช่นนั้น จึงขอให้ท่านดำเนินการเพื่อชำระหนี้โดยทันทีจักขอบคุณยิ่ง”

ข้อความข้างต้นเป็นตัวอย่างการทวงถามขั้นเด็ดขาดแล้วครับ แต่ยังควรใช้ภาษาสุภาพ ไม่ข่มขู่ว่าจะทำร้ายร่างกาย หรือ กระทำอะไรนอกเหนือกฏหมายเด็ดขาดนะครับ เพราะจะยิ่งเป็นการทำให้ลูกหนี้โกรธโดยไม่สมควร

เมื่อใช้ไม้ตายสุดท้ายแล้ว โทรถามว่าได้รับจดหมายหรือยัง ถ้าได้รับแล้วขอทำการชำระเงินได้หรือไม่ เป็นการเปิดโอกาสสุดท้ายของสุดท้าย อีกทั้งเป็นการตรวจสอบว่า ได้รับจดหมายฉบับสำคัญนี้หรือไม่อีกทางหนึ่งด้วย หากถึงที่สุดแล้วลูกหนี้ก็ยังหนี้หนี้ บ่ายเบี่ยง หรือ ไม่ยอมรับโทรศัพท์ ก็ส่งเรื่องให้ทนายความได้ครับ ทนายก็คงจะส่งจดหมายทวงถามในนามของทนายหรือสำนักงานทนายความ จากนั้นก็ถึงขั้นตอนของการไกล่เกลี่ย หากไม่สำเร็จก็เป็นคดีความขึ้นศาลกันต่อไปซึ่งเป็นเรื่องท้ายสุด


โดยปกติแล้วเมื่อถึงจดหมายฉบับท้ายสุด ลูกหนี้ก็มักจะยอมชำระหนี้ จะจ่ายเต็มจำนวน หรือ ผ่อนจ่าย ก็ตาม แต่จากประสบการณ์ พบว่าเจ้าหนี้หลายรายไม่ค่อยมีความอดทนที่จะทวงถามตามขั้นตอนที่แนะนำ หากทวงถามทางโทรศัพท์ 3-4 ครั้งไม่ได้ หากเป็นเงินไม่มากนักก็จะบ่นๆ หรือ ด่าลูกหนี้ลับหลัง แล้วก็เงียบกันไป กลายเป็นหนี้สูญ หรือหากเป็นเงินจำนวนมาก หากไม่ด่วนทำใจว่าเป็นหนี้สูญ ก็รีบส่งเรื่องให้สำนักงานทนายความ ทำให้ต้องรอเวลาเนิ่นนานออกไปอีกกว่าจะรู้ผล


ผมจึงขอแนะนำให้ทำทีละขั้นตอน อดทนสักหน่อย เท่าที่ผ่านๆมาผมใช้วิธีตามที่แนะนำ และ ได้รับการชำระหนี้ด้วยดีเสมอมา ไม่ต้องถึงมือทนายความครับ

เขียนบทความโดย มงคล ตันติสุขุมาล 

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น