การบริหารสินค้าคงคลังให้เหมาะสม ควรทำอย่างไร

การบริหารสินค้าคงคลังที่ดี เป็นการลดต้นทุนของธุรกิจได้มาก เพราะค่าสถานที่เก็บสินค้า ค่าพนักงานดูแล ค่าระบบตรวจสอบ ค่าสูญเสียจากสินค้าเก่าเก็บหรือเสื่อมสภาพ ล้วนเป็นต้นทุนทางธุรกิจทั้งสิ้น ยังไม่รวมถึง ความเสี่ยงหากเกิดไฟไหม้ น้ำท่วม ปลวกหรือมอดกัดกิน ถูกลักขโมย ฯลฯ ซึ่งล้วนแต่นำไปสู่ความสูญเสียทางธุรกิจ



การทำธุรกิจที่ดีนั้น ควรทำให้ระดับสินค้าคงคลัง มีน้อยที่สุด แต่เพียงพอ ไม่ขาดมือ และไม่สูญเสียโอกาสในการขาย เรื่องนี้ฟังดูง่ายแต่ทางปฏิบัติทำได้ยาก เพราะหากมีสต็อกน้อยเกินไป หากของหมดไม่มีขาย ของที่สั่งไปก็ยังไม่มาแต่ลูกค้าต้องการแล้ว ลูกค้าก็อาจไปซื้อจากที่อื่น ทำให้สูญเสียลูกค้าไป แต่ถ้ามีทุกแบบให้เพียงพอต่อการเลือกสรรของลูกค้า ก็ทำให้ทุนจม บางแบบขายไม่ดีก็เก็บจนเก่าหรือใกล้หมดอายุ ต้องนำมาขายเลหลังขาดทุน


การจัดการเรื่องนี้ ต้องมีระบบฐานข้อมูลสินค้าเข้ามาช่วยครับจึงจะดี คือมีการบันทึกไว้ทุกเดือนว่า สินค้าอะไร ขายได้มากน้อยเท่าไหร่ ขายหมดภายในกี่วัน ช่วงไหนขายดีเป็นพิเศษ เช่น สินค้าตามฤดูกาล หรือ ตามเทศกาล เป็นต้น สินค้าตัวที่ขายไม่ค่อยได้ ก็ไม่ต้องสั่งมาเก็บสำรองไว้มากนัก หากลูกค้าสั่งค่อยโทรสั่งผู้ผลิตหรือผู้จัดส่งอีกครั้งหนึ่งก็ได้ ลูกค้าไปซื้อจ้าวอื่นก็ยังไม่เสียหายมากนัก เพราะนานๆมีลูกค้าที่อยากได้ของในแบบชิ้นนี้สักคน เป็นต้น


การกำหนดจำนวนขั้นต่ำที่จะสั่งซื้อให้สินค้าทุกรายการนั้นสำคัญ โดยกำหนดว่า หากสินค้าลดลงถึงระดับที่กำหนด ก็จะถูกสั่งซื้อโดยทันที โดยมีการเผื่อเวลาผลิตและจัดส่ง หรือ Lead Time เอาไว้ด้วย สินค้าบางอย่างมี Minimum Order Quantity หรือ จำนวนการสั่งซื้อขั้นต่ำ ที่ต้องเป็นไปตามผู้ผลิตหรือผู้จัดส่ง หากสั่งน้อยกว่านี้จะไม่ส่งให้ หรือ คิดที่ราคาสูง ประเด็นนี้ก็ต้องนำมาพิจารณาเช่นกัน


อายุการเก็บรักษาของสินค้า มีความสำคัญมากต่อการสั่งซื้อเช่นกัน สินค้าบางอย่างมีอายุการเก็บรักษาจำกัด เช่น อาหาร เครื่องสำอาง เป็นต้น หากเก็บนานเกินไป อายุก็เหลือน้อย ต้องทิ้งทั้งหมด สูญเสียเปล่าๆ รวมถึงสินค้าแฟชั่นด้วยครับ หากพ้นช่วงที่คนนิยมไปก็จะขายไม่ออก หรือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ หากเลยเวลาก็ตกรุ่นขายไม่ได้ราคา หากสินค้าอายุสั้น เรื่องนี้จะกลายเป็นเรื่องสำคัญที่สุด บางธุรกิจจะใช้วิธีสั่งสินค้าตัวอย่างมาเพียง 1-2 ชิ้นเท่านั้น ตัวที่วางโชว์เป็นของจำลอง เช่นโทรศัพท์มือถือ เป็นต้น เมื่อของที่สั่งมาขายได้แล้วจึงค่อยสั่งสินค้าเข้ามาเพิ่ม


เรื่องการรักษาระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสมนั้น ไม่มีกฎตายตัว ขึ้นอยู่กับสินค้าแต่ละประเภท ความยากง่ายในการซื้อหา ราคา อายุการเก็บรักษา ความรวดเร็วในการจัดส่ง ภาวะตลาด ระดับเงินทุนหมุนเวียนของกิจการ ฯลฯ ดังนั้น เจ้าของกิจการต้องมีการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ ว่าสินค้าใดขายดี ขายไม่ดีอย่างไร หากระบบสามารถบันทึกและแสดงผลเป็น Real Time หรือ ทันทีทันใดตลอดเวลาได้ยิ่งดี ซึ่งแบบนี้อาจต้องใช้คอมพิวเตอร์ช่วย แต่อย่างน้อยต้องติดตามทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน ทั้งนี้แล้วแต่ประเภทของธุรกิจ